Seit Bestehen der Online-Angebote der FH Lübeck und den in der Entwicklungsarbeit entstandenen vielen technischen und administrativen Verfahrensbeschreibungen sowie den unzähligen Ablaufdefinitionen in der Medienproduktion war es geboten, diese einem geordneten System zuzuführen. Insbesondere im "Massengeschäft" der eLearning Services, der damit einhergehenden Modulproduktion und mit dem Betrieb der Online-Studiengänge mussten zum Erhalt der Qualität viele Dokumente mit Ablauf sowie auch technischen Beschreibungen erstellt werden.


Mit zunehmender Dauer und Umfang der Online-Angebote zeigte es sich, dass insbesondere die Dokumentation der Verfahren und Abläufe sehr stark von den Erfahrungen und dem erworbenen Wissen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhingen. Neues Personal hatte erhebliche Schwierigkeiten, sich in die komplexe Struktur und die sehr vernetzten Aufgabenfelder des eLearning Bereichs der FH Lübeck einzuarbeiten.


Um die medialen Kompetenzen und das vorhandene Wissen auf eine nachhaltige Weise für die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu konservieren und diese ihnen schnellst möglich zugänglich zu machen, wurde im Frühjahr 2009 ein Wissensmanagement-Tool, das sogenannte Bereichs-Wiki, als Grundlage für das Qualitätsmanagementsystem eingerichtet.


Mitte des Jahres 2010 wurde begonnen die gesamte Produktionsinfrastruktur des eLearning Bereichs der FH Lübeck mit der gesamten Medienproduktionsumgebung und den Verwaltungstools für den Lernraum und für die Studierenden zu erneuern und auf eine andere, moderne Basis zu stellen. Damit wurde eine wesentliche Grundlage gelegt, die vielen separaten Dienste und Datenbanken in eine zentrale Einheit zusammen zu führen.


Die Qualitätssicherung der Produktion wird in Zukunft ausschließlich über dieses System erfolgen. Im Endausbau sind dann alle wesentlichen Prozesse angefangen vom Vertrag, über Rechnungen und Skripte, alle multimedialen Elemente sowie die fertigen eLearning Module in einem System zusammenhängend verfügbar.


Dieses Tool hat letztendlich die inhaltlichen Voraussetzungen dafür geschaffen, dass der Zertifizierer, Germanischer Lloyd Systems Certification, Hamburg, die Zertifizierung des Managementsystems des eLearning Bereichs der FH Lübeck inklusive der oncampus GmbH nach ISO 2001:2008 zuerkannt hat.