Kommunale Mitarbeiter arbeiten tagtäglich mit sehr sensiblen Datenbeständen. Datenschutz ist heute damit mehr denn je ein Thema – auch oder besonders in den Verwaltungseinheiten. Die Sensibilisierung der Mitarbeiter für diesen Bereich ist eine wichtige Aufgabe in allen Kommunen. Einwohnerdaten, KFZ-Zulassungsdaten, Jugendhilfedaten, Steuerdaten, Sitzungsprotokolle bis hin zu den Gehaltsdaten der Beschäftigten werden in Verwaltungseinheiten mit elektronischen Systemen verarbeitet.

Der Datenschutz spielt überall eine große Rolle. Aber wissen wirklich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wie sie sich zu verhalten haben? Welche typischen Risiken gibt es in der kommunalen Praxis? Was muss jeder Mitarbeiter beachten, damit vertrauliche Daten auch vertraulich bleiben? Angesichts der Vielzahl an Regelungen keine leichte Aufgabe für die Verantwortlichen.

Öffentliche Stellen in Bayern sind verpflichtet, personenbezogene Daten im Einklang mit den Vorschriften des bayerischen Datenschutzgesetzes zu verarbeiten. Häufig gibt es auch fachspezifische Vorschriften etwa aus dem Bayerischen Meldegesetz, dem Sozialgesetzbuch oder anderen Spezialgesetzen. Aus der sogenannten Organisationskontrolle des Bayerischen Datenschutzgesetzes wird abgeleitet, dass Beschäftigte, die bei ihrer Arbeit mit personenbezogenen Daten umgehen, regelmäßig auf die Bedeutung des Datenschutzes bei ihrer Arbeit hinzuweisen sind.

Die Innovationsstiftung Bayerische Kommune bietet den bayerischen Kommunen eine Lösung zur Sensibilisierung aller Beschäftigten für den Datenschutz: Gemeinsam mit der Jochen Blöcher GmbH entstand ein Datenschutzportal mit einer für die bayerischen Kommunen kostenfreien eLearning-Lösung. Ziel ist es, nicht nur allgemein auf die Bedeutung des Datenschutzes hinzuweisen, sondern möglichst alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den Einsatz einer eLearning-Lösung in ihrer täglichen Arbeit für das Thema zu sensibilisieren.

Bis zum 31. Juli2015 können alle bayerischen Kommunen, Städte, Landkreise und Bezirke das Online-Unterweisungssystem für die Schulung des Datenschutzes für alle Mitarbeiter kostenfrei nutzen. Dadurch können sie das Bewusstsein für den Datenschutz fördern und darüber hinaus ihrer gesetzlichen Verpflichtung zur Unterweisung der Mitarbeiter nachkommen. Interessierte Kommunen können die Unterweisung ohne eine Registrierung völlig anonym testen. Wer sich bis Ende Mai 2015 als Kommune registriert, erhält eine eigene Plattform, auf der er seine Mitarbeiter schnell und einfach schulen kann.

Das Bayerische Datenschutzgesetz schreibt im Rahmen der Organisationskontrolle nach Art. 7 Abs. 2 eine regelmäßige Unterweisung der Mitarbeiter vor. Die eLearning Lösung ist auf die bayerischen kommunalen Besonderheiten ausgerichtet und bietet sowohl für die Mitarbeiter als auch die Kommune eine Bestätigung der Teilnahme. Durch den Einsatz des Angebots erfüllen die beteiligten Kommunen nicht nur ihre Verpflichtung, im Rahmen Ihrer Organisationskontrolle nach dem Bayerischen Datenschutzgesetz die Mitarbeiter regelmäßig zum Thema Datenschutz zu unterweisen. Die Zahl der Teilnehmer ist unbegrenzt, die Schulung erfolgt zeitlich und örtlich unabhängig im Sinne eines "Just-in-time-Learning". Die Bedienung ist intuitiv, die Mitarbeiter können direkt beginnen. Der Lernstoff ist speziell auf bayerische Kommunen angepasst – ein anschließender Test sichert den Lernerfolg.

Mit einem ebenfalls kostenlosen Quick-Check Datensicherheit und Datenschutz können Kommunen anhand einer Checkliste eine Selbsteinschätzung ihrer IT-Sicherheit durchführen und sich so einen systematischen Überblick über den Status der wichtigsten sicherheitsrelevanten Bereiche in der Verwaltung verschaffen. Auf dieser Grundlage lassen sich das Datenschutz- und Datensicherheitsniveau zielgerichtet weiter verbessern.

Die Innovationsstiftung Bayerische Kommune ist eine als gemeinnützig anerkannte Stiftung öffentlichen Rechts. Sie wurde im Jahr 2010 von den vier bayerischen Kommunalen Spitzenverbänden und der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) errichtet. Sie fördert innovative IT-Projekte und Forschungsvorhaben im Bereich der kommunalen Informationstechnologie. Ziel der Stiftungsarbeit ist es, die Modernisierung der Verwaltung zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit der Kommunen und zum nachhaltigen Bürgernutzen voranzutreiben.