Berlin, Oktober 2023 - Die Digitalisierung spielt im Kanzleialltag eine immer größere Rolle und bedeutet für Anwält:innen, Notar:innen und Wirtschaftsprüfer:innen nicht zuletzt eine Erleichterung der täglichen Arbeit und höhere Effizienz. Gleichzeitig wachsen aber die Anforderungen an die IT-Sicherheit sowie den Datenschutz und auch die Prävention von Geldwäsche rückt mehr in den Fokus.
Für Kanzleien ist es existenziell, sich vor Cyberangriffen abzusichern, Daten von Mandant:innen zu schützen und ein geldwäschespezifisches Risikomanagement zu implementieren. Dabei stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung – eine der wichtigsten: das Sicherheitsbewusstsein und die Awareness der Mitarbeitenden durch eLearnings zu fördern.
Ein leichtfertiger Umgang mit Daten, ein unkontrollierter Zugriff, eine nicht datenschutzkonforme Verarbeitung oder eine unzureichend gesicherte Speicherung von Daten können im Zweifelsfall nicht nur für Mandant:innen unangenehme Konsequenzen haben, sondern auch empfindliche Strafen für die Verantwortlichen nach sich ziehen. Daten können jedoch nicht nur durch Nachlässigkeit in falsche Hände geraten. Cyberkriminelle nehmen zunehmend gezielt Kanzleien ins Visier. Insbesondere die Gefahr durch Cyber-Erpressung, bei der sogenannte Ransomware Computersysteme blockiert und erst nach Zahlung eines Lösegelds wieder freigibt, trifft auch und zunehmend Kanzleien.
Gerade was Cybersecurity betrifft, empfiehlt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im aktuellen Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland unter anderem die regelmäßige Schulung der Belegschaft. Denn auch Cyberkriminelle entwickeln ihre Methoden weiter, um ihre Ziele zu erreichen.
Datenschutz und IT-Security sind deshalb Themen, mit denen sich Kanzleien intensiv auseinandersetzen müssen. Damit ein entsprechender Schutz und relevanter Beitrag zur Datensicherheit gelingt, bedarf es der erforderlichen Kompetenz aller Mitarbeitenden und einer entsprechenden Sensibilisierung für die Problematiken insgesamt.
"Die Mitarbeitenden in Kanzleien sind die menschliche Firewall", erklärt Philipp von Bülow, Geschäftsführer der lawpilots GmbH aus Berlin. "Nur wenn sie sensibilisiert sind, Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten kennen und Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen, können Datenschutz gewährleistet, Cyberangriffe verhindert und sensible Daten zuverlässig geschützt werden."
ELearning "Datenschutz für Kanzleien"
In diesem halbstündigen eLearning werden Kanzleimitarbeitenden die Grundlagen des Datenschutzes vermittelt. Multimedial und leicht verständlich geht es dabei um die Grundlagen der DSGVO, den korrekten Umgang mit Daten, worunter auch deren Verarbeitung fällt. Interaktive Elemente sorgen für ein nachhaltiges Datenschutzbewusstsein, wappnen für den Arbeitsalltag und klären über Rechte und Pflichten sowie über Risiken und Sanktionen auf.
ELearning "Cybersicherheit für Kanzleien"
In einem weiteren eLearning erhalten Mitarbeitende Einblick in die Grundlagen der IT-Sicherheit, verbreitete Angriffsstrategien Cyberkrimineller und es wird der effektive Umgang mit Sicherheitsrisiken erklärt. Ein abschließendes Zertifikat bescheinigt die erfolgreiche Teilnahme und motiviert zusätzlich zur Anwendung des Erlernten im Kanzleialltag.
ELearning "Geldwäscheprävention für Kanzleien"
Dem dritten sensiblen Thema, dem Kanzleien und ihre Mitarbeitenden im Alltag begegnen, widmet sich lawpilots mit dem eLearning "Geldwäscheprävention für Kanzleien". Das Risiko, das für Kanzleien – Anwält:innen, Notar:innen und Wirtschaftsprüfer:innen – in diesem Bereich besteht, hat auch der Gesetzgeber erkannt: Seit 2020 gilt die neueste Version des Geldwäschegesetzes, nach dem auch Kanzleien verpflichtet sind, Mechanismen zur Verhinderung ihrer Mitwirkung an Verstößen im Rahmen eines Risikomanagements zu etablieren.
Elementarer Bestandteil einer übergeordneten Geldwäsche-Compliance sind regelmäßige Online-Schulungen aller Mitarbeitenden. Hier setzt das E-Learning an und vermittelt nachhaltig, welche Warnzeichen Mitarbeiter:innen kennen sollten, wie sie Vorschriften des Geldwäschegesetzes in ihren Alltag integrieren, welche Pflichten sie erfüllen müssen und nicht zuletzt, wie sie sich im Verdachtsfall konkret verhalten müssen.
