Berlin, Mai 2013 - (von Stefan Heil, Kenexa) Das Auffinden und Auswählen neuer Mitarbeiter ist in einer Zeit, in der der Kampf um die besten Talente weltweit entbrannt ist, oftmals ein zeitraubender Prozess. Umso wichtiger ist es, die einmal ausgewählten Mitarbeiter rasch ins Unternehmen zu integrieren und zügig zu produktiven Ressourcen heranzuziehen. In der Realität ist dieser Weg jedoch oft mit Schwierigkeiten behaftet.

Hier einige Stimmen, welche die in vielen Fällen leidvolle, jedoch typische Erfahrung mit dem Start ins Arbeitsleben in einer neuen Organisation widerspiegeln:

"Hallo, schön Sie zu sehen, muss leider dringend zum Flieger – wichtiger Termin in China! Alles Gute!". - "Dies war das Erste und Letzte, was ich von meinem neuen Chef für die nächsten drei Wochen sehen und hören sollte."

Oder:

"Als das Einführungsseminar drei Monate nach meinem Start bei Firma X endlich stattfand, hatte ich mir das, was ich dort erfahren sollte, mittlerweile selbst mühsam über verschiedenste Quellen, von der Firmenwebsite bis zu Organigrammen und PowerPoint-Präsentation, die mir einige freundliche Kollegen zukommen ließen, zusammengesucht. Ich langweilte mich also zu Tode!

Diese Beispiele sind keine Seltenheit. Denn: Die Einführung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters stellt zunächst eine Störung im Betriebsablauf dar, welche die, gerade in Zeiten von Expansion und gleichzeitiger Personalfluktuation deutlich erhöhte Zahl der Neueinstellungen, ohnehin schon strapazierten Ressourcen vor erhebliche Mehrbelastungen stellt.

So finden die klassischen Einführungsseminare innerhalb eines Unternehmens oft nur zwei- bis viermal im Jahr statt. Hat ein neuer Mitarbeiter einen solchen Termin zufällig gerade verpasst, muss er oft Monate warten, bevor ihm eine umfassende Einführung in das Unternehmen, dem er jetzt angehört, zu erhalten.

Dabei geht es in diesen Seminaren längst nicht nur um die üblichen Fragen nach Unternehmensgeschichte und den weltweiten Standorten, die heute auf jeder Internetseite zu finden sind. Strategie, Marktpositionierung und Produktportfolio sind jene Themen, welche für die Produktivität von neuen Mitarbeitern und insbesondere von Führungskräften, von entscheidenderer Bedeutung sind.

Um diesem Bedarf gerecht werden zu können und dabei gleichzeitig die oben genannten, negativen Erfahrungen von Unternehmensneulingen zu vermeiden, haben immer mehr Organisationen damit begonnen, ihr Onboarding – also die Einführung neuer Mitarbeiter innerhalb der Organisation – mit Hilfe spezieller Software-Lösungen zu unterstützen.

Das Konzept ist naheliegend, ist doch ein Software-Portal zunächst einmal vollkommen unabhängig vom aktuellen Tagesgeschäft und steht, zu jeder beliebigen Zeit, an jedem beliebigen Ort, zur Verfügung.

Neue Unternehmensmitarbeiter werden innerhalb des Portals über eine individuell gestaltete Software-Oberfläche durch alle Stufen des Onboaording geführt. Dies beinhaltet die erstmalige Anmeldung ebenso wie die Zuweisung von Zugängen zu Business-Systemen, einschließlich der Einordnung in das Organigramm und des Prozesses der Vernetzung mit Kollegen und direkten Vorgesetzten über soziale Netzwerke. Darüber hinaus spielen eLearning-Konzepte hierbei ebenfalls eine wichtige Rolle.

Employment Branding ist eine mittlerweile weithin anerkannte Methode, um die Attraktivität eines Unternehmens für Talente und potentielle neue Angestellte zu steigern. Nahezu alle großen Unternehmen betreiben aufwändig gestaltete Websites, um sich potenziellen Nachwuchsmitarbeitern zu präsentieren. Onboarding ist die logische Weiterführung dieses Konzeptes. Das Werben um den Mitarbeiter hört hier nicht mit der Vertragsunterschrift auf. Die Konzepte des Employment Branding werden stattdessen weitergeführt, damit rasch eine enge Bindung des Mitarbeiters an sein Unternehmen erfolgen kann.

Ankommen und "Willkommen" fühlen

Erste Eindrücke sind bleibende Eindrücke und stellen oftmals die Weichen für die Beziehung, die ein neuer Mitarbeiter zu seinem Unternehmen eingeht. Ist der neue Vorgesetzte etwa zum Zeitpunkt der Ankunft eines neuen Mitarbeiters gerade auf Dienstreise, wird der Mitarbeiter dennoch nicht orientierungslos sich selbst überlassen.

Im Rahmen einer persönlichen Roadmap für die Unternehmenseinführung erhalten neue Angestellte sofort einen Überblick über die Stationen und den Zeitplan, des individuell für sie gestalteten Einführungsprozesses. Ein Willkommensgruß des Vorstandsvorsitzenden, übermittelt direkt an den Arbeitsplatz in Videoformat, führt von Beginn an zu einem stärkeren Gefühl der Identifikation mit dem Unternehmen. Das Onboaoding-Portal ermöglicht darüber hinaus auch die Vorstellung neuer Mitarbeiter.

Nachdem alle notwendigen Formulare online ausgefüllt wurden, warten bereits eine Reihe von eLearning-Modulen auf den Neuling. Die genaue Auswahl der Module wird durch dessen Rolle, sowie den Unternehmensbereich, dem er angehört, bestimmt. Ergänzt wird dieses Portfolio möglicherweise durch weiterführende Inhalte, welche der Vorgesetzte als Vorbereitung auf die zukünftige Tätigkeit für wichtig erachtet.

Gleichbleibende Qualität für alle Neueinsteiger

Ein international bekanntes Unternehmen der Automobilbranche führte vor einigen Jahren einen Prozess ein, der es ermöglicht, überall auf der Welt eine gleichbleibende Qualität des Onboarding zu gewährleisten, und zwar auch dort, wo sich die Mittel und Möglichkeiten der an unterschiedlichen Standorten ansässigen Unternehmensfilialen, signifikant voneinander unterschieden.

Einige dieser Standorte führten mehr als 1.000 Mitarbeiter, inklusive einer umfassenden Personalabteilung und einem seit über 20 Jahren ausgefeilten Konzept zur Einführung neuer Mitarbeiter. Andere globale Unternehmensstandorte dagegen verfügten über weniger als 30 Mitarbeiter, denen keine Form eines strukturiertes Onboardings zuteil geworden war. Die Unterschiede ließen sich anhand der "Time to Productivity" neuer Vertriebsmitarbeiter deutlich darstellen.

Das Unternehmen entschied sich ein weltweites Onboardingsystem einzuführen. Im Rahmen eines solchen Systems können Rollen definiert und Aufgaben zugewiesen werden, die einen, auf die global z.T. sehr unterschiedlichen Bedingungen zugeschnittenen Prozess unterstützen. Entsprechende Formulare werden durch eine zentrale Instanz erstellt und verwaltet. Die Ergebnisse sind sofort konsolidiert und können für das gesamte Unternehmen eingesehen werden.

Das Einführungsprogramm umfasst vier wesentliche Inhaltsdimensionen:

• Wer sind wir? (Unternehmensgeschichte und Positionierung)
• Was tun wir? (Einführung in Strategie und Produktportfolio)
• Wo ist mein Platz? (Organisationsstruktur und Personalprozesse)
• Was muss ich wissen? (Allgemeine Regeln, Standards und Prozesse)

Diese Dimensionen werden jeweils auf den drei Ebenen Global, Lokal, und Job-spezifisch umgesetzt bzw. konkretisiert (Regeln, Standards und Prozesse etc.).

Das System erstellt für jeden Mitarbeiter einen individuell optimierten Plan und berücksichtigt dabei die Möglichkeiten der jeweiligen globalen Standorte einer Organisation. Wird an einem Unternehmensstandort mit mehr als 500 Angestellten eine Einführung durch den jeweiligen HR, COO oder CEO Direktor durchgeführt, wird dieser Teil in den jeweils kleineren Organisationen durch ein Video ersetzt. Entsprechend der lokalen Kapazität wird dann ein Blend aus Präsenz, Medien und eLearning-basierten Komponenten zusammengestellt.

Erste Orientierung

Innerhalb der Abteilung wird dem Mitarbeiter ein Mentor ("Buddy") zugeordnet, der für alle pragmatischen Fragen Ansprechpartner ist.

Darüber hinaus gilt es, verlässlich sämtliche allgemein geltenden Unternehmensstandards und Regeln vom angemessenen Dresscode über die Einführung in wichtige Prozessabläufe, die Bedienung von Systemen zu Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Spesenabrechnung, wie auch einfache Hinweise zu Parkmöglichkeiten auf dem Betriebsgelände, zu vermitteln. Einweisungen in Standards zur Arbeitssicherheit gelten in vielen Bereichen sogar als Voraussetzung für das Betreten bestimmter Betriebsflächen sowie die Bedienung von Maschinen und Betriebsmitteln.

Für die Umsetzung der genannten Maßnahmen dienen auf globaler Ebene eLearning-Programme, welche mit Hilfe eines Learning Content Management Systems an die individuellen, globalen Standortbedingungen angepasst werden können. Auf der Job-spezifischen Ebene übernimmt die eine Führungskraft die Verantwortung dafür, den neuen Mitarbeiter in die notwendigen, aufgabenbezogenen Lernprogramme oder Trainingsmaßnahmen einzubuchen.

Mit neuen Kollegen vernetzen, Ansprechpartner und Experten finden

Ein Kennenlernen der Firmenkultur und eine Möglichkeit, die neuen Kollegen zu treffen und sich mit Ihnen zu vernetzen gehört ebenso zu den elementaren Komponenten einer erfolgreichen Onboarding-Strategie, wie die Möglichkeit, Experten zu verschiedenen Themengebieten zu konsultieren und bei Bedarf zu befragen. Hier kommen Konzepte sozialer Netzwerke wie XING und LinkedIn zum Einsatz, die es Mitarbeitern erlauben, sich rasch zu vernetzen und vom Wissensaustausch innerhalb fachspezfischer Communities zu profitieren.

Nachweislich verkürzte "Time to Productivity" bei geringeren Administrationskosten

Die messbaren Leistungsparameter geben dem Konzept recht. Die Einführung eines Onboarding-Systems führt nachweislich zu einer schnellerem Realisierung von Produktivitätszielsetzungen – bei gleichzeitiger Verringerung des Aufwands für die Administration von Prozessen zu Mitarbeitereinführungen, zur Durchführung von Schulungsseminaren sowie für die Betreuung von Neueinsteigern innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen.