Im stressigen Schulalltag bleibt in den kurzen Pausen zwischen zwei Stunden wenig Zeit, Unterrichtsmaterial zu sortieren und zu sichten. Die Lehrer bereiten sich daher zum Großteil zu Hause vor. Dort stehen sie aber vor der Herausforderung, in Unmengen von Ordnern schnell die passenden und aktuellen Informationen zusammenzusuchen.

Effizientere Informationssuche gefragt

Die Papierflut begleitet Anna Gauld, Lehrerin für Englisch, Chemie und Biologie an der Neckar-Realschule im baden-württembergischen Nürtingen, schon seit ihrem Studium. "Spätestens beim Umzug wurde mir bewusst, wie viel Papier sich während des Studiums ansammelt. Für jede Vorlesung gab es mindestens einen Ordner, der vollgestopft war mit Unterlagen." Das Problem sind allerdings nicht nur die wachsenden Papierberge, sondern auch deren Unübersichtlichkeit. Wer weiß nach fünf Jahren Studium schon noch, welche Information sich in welchem Schriftstück versteckt. So sind die Materialien zwar theoretisch vorhanden, werden aber nicht genutzt. Entweder, weil sie nicht auffindbar sind oder – noch schlimmer – weil ihre Existenz vollkommen in Vergessenheit geraten ist. Ein strukturiertes und vernetztes System zur Stoffsammlung lässt sich auf Papier nur schwer umsetzen.

Schon frühzeitig setzte sich Gauld deswegen mit dem Thema Verschlagwortung und Wissensvernetzung auseinander. Der Gedanke, digitale Materialien mit Studienfreunden und anderen Referendaren auszutauschen, lag nahe. "Das gestaltete sich aber als schwierig. Denn jeder digitalisiert und benennt seine Dokumente auf andere Art und Weise. Persönliche Vorlieben und Fächerschwerpunkte haben die Suche in fremden Unterlagen nicht gerade erleichtert." Schnell war klar, dass Dateinamen allein nicht aussagekräftig genug sind, um Wissen fächerübergreifend zu vernetzen. Notwendig ist vielmehr die Durchsuchbarkeit der Dokumente, um auch innerhalb dieser gezielt nach Stichworten zu suchen.

Deshalb digitalisierte die junge Lehrerin ihre Unterlagen zunächst als Einzelkämpferin und machte sie mit Hilfe einer Cloud-Lösung zeit- und ortsungebunden. Was ihr allerdings dazu fehlte, war die geeignete IT-Ausstattung in Form eines Dokumentenscanners.

Die Qual der Wahl: Suche nach geeignetem Scanner

Mit ihrem klar definierten Ziel vor Augen hatte Gauld eindeutige Anforderungen: Ein leistungsfähiger Scanner sollte es sein, der eine hohe Zahl Papiere mit unterschiedlichem Format binnen kurzer Zeit digitalisiert. Damit schied die Anschaffung eines Multifunktionsgeräts bereits aus, da das Scannen großer Papiermengen über die integrierten Flachbetteinheiten sehr mühselig ist. Ihr schwebte darüber hinaus ein qualitativ hochwertiger Scanner vor, der auch beschädigte oder schief eingelegte Unterlagen zuverlässig digitalisiert.

Neben einer einfachen Bedienbarkeit spielte auch die automatische Texterkennung OCR (Optical Character Recognition) eine wichtige Rolle, um die Unterrichtsmaterialien später mit Hilfe der Suchfunktion leicht zu finden und die Unterlagen nach dem Scannen zu bearbeiten. Da die Realschullehrerin neben ihrem MacBook häufig ihr iPad zum mobilen Arbeiten nutzt, wollte sie auch direkt vom Tablet einen Scan-Vorgang per WLAN starten können.

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung fand sie unerwartete Inspiration im Rathaus: Bei der Ummeldung ihres Wohnsitzes beobachtete sie den Angestellten der Stadt, der im Rahmen seiner Tätigkeit am Computer auch Dokumente einscannte. Bei ihrer anschließenden Recherche im Internet stieß Gauld schnell auf das Gerät, das sie im Rathaus gesehen hatte: einen Dokumentenscanner der Fujitsu-Tochter PFU Imaging Solutions. Das Ergebnis dieser Online-Suche und die zusätzliche Empfehlung eines Kollegen, der bereits erfolgreich und begeistert ein Vorgängermodell nutzte, führten schnell zu einer Entscheidung. Ein ScanSnap iX500 sollte es sein. Dieser verwandelt Papiere gleich stapelweise per Knopfdruck in durchsuchbare PDF- oder in bearbeitbare Word-Dateien.

Flink und vielseitig

Klaus Schulz, Manager Product Marketing EMEA bei PFU Imaging Solutions, erläutert die Funktionen des Geräts: "Der ScanSnap iX500 verfügt über die standardmäßige und intuitive Ein-Knopf-Bedienung aller unserer ScanSnap-Dokumentenscanner. Darüber hinaus kann der Anwender mittels der WLAN-Funktion den Scanvorgang drahtlos nicht nur am PC oder Mac, sondern auch direkt über mobile Endgeräte initiieren. In Verbindung mit der ScanSnap Connect Application verschaffen wir dem Anwender damit größere Flexibilität beim Zugriff auf seine Dokumente. Damit entspricht unser Scanner den vielfältigen Anforderungen von Lehrkräften."

So kann Anna Gauld etwa die Scan-to-Word-Funktion des Scanners nutzen, um Arbeitsblätter auf Knopfdruck in die Textverarbeitung zu integrieren. "Die Worterkennung funktioniert gut. Sehe ich beispielsweise einen Zeitungsartikel, den ich hilfreich finde, kann ich diesen digitalisieren und in ein Arbeitsblatt einbauen."

Mobilität nimmt für die Anwenderin einen hohen Stellenwert ein. Schließlich greift sie nicht nur am heimischen Arbeitsplatz auf die Unterrichtsmaterialien zu, sondern auch in der Schule müssen diese stets verfügbar sein. Dafür speichert sie die Schriftstücke in ihrer Dropbox. Auch hier unterstützt sie der Dokumentenscanner: Mit der Funktion Scan-to-Dropbox können gescannte Unterlagen ohne Umwege in die Cloud verlagert werden.

Noch ein Pluspunkt für das platzsparende Arbeitstier: Will Gauld Dokumente mit Kollegen teilen, muss sie diesen nicht erst ein Fax schicken oder das kopierte Arbeitsblatt in deren Schulfach legen. Stattdessen kann sie die Arbeitspapiere einscannen und mit Hilfe der Funktion Scan-to-Email direkt vom ScanSnap Manager an den richtigen Empfänger versenden.

Durchsuchbarer digitaler Aktenschrank

Mit dem ScanSnap iX500 ist die Realschullehrerin dem Ziel des digitalen Aktenregals ein Stück näher gekommen. Alle wichtigen Unterlagen hat sie nun jederzeit griffbereit auf ihrem MacBook oder dem iPad.

Besonders wichtig für die Pädagogin: die automatische Texterkennung und die Volltextsuche. Denn das Erstellen durchsuchbarer PDFs ist für sie das A und O des Digitalisierungsprozesses. "Ansonsten würden die Dateien nur nutzlos auf der Festplatte liegen. Bei meinem MacBook kann ich den Inhalt der Dateien durchsuchen. Gebe ich ein Stichwort ein, sucht der Computer nicht nur im Dateinamen, sondern auch im Text der Dokumente nach dem entsprechenden Begriff. Selbst wenn der Begriff nicht im Dateinamen enthalten ist, finde ich trotzdem die passenden Dateien."

Das digitale Klassenzimmer

Nicht nur die sinnvolle und effiziente Archivierung spielt für die Lehrerin eine Rolle, sondern auch das Arbeiten mit den digitalisierten Dokumenten. Auch in den Unterrichtsstunden kann sie nun gezielt darauf zugreifen. In Klassenzimmern, die mit elektronischen  Whiteboards ausgestattet sind, lassen sich Unterrichtsmaterialien über einen Beamer an die Wand werfen. "Ich kann den Unterricht zu Hause am Mac direkt für das Whiteboard vorbereiten. Dann stecke ich im Klassenzimmer nur noch meinen mitgebrachten USB-Stick in den Schul-Rechner ein, öffne die Dateien und kann vom Computer aus damit arbeiten."