Bei HP ist Instant Messaging mittlerweile beliebter als Telefon und E-Mail. "Wer einmal damit anfängt, kann nicht mehr aufhören", sagt Anke Hirning, Business Development Manager Learning Solutions bei HP Education Services, über das schlaue Chat-Tool, das ihr auch den Erreichbarkeitsstatus ihrer Kontakte anzeigt.

"Ich sehe auf meinem Bildschirm, welche Teammitglieder oder bekannten Experten online sind. Habe ich eine Frage, stelle ich sie einfach und kriege immer sofort eine Antwort." Ist der Kollege nicht verfügbar, hat er seinen Status auf 'Bin im Meeting' oder 'Beschäftigt' eingestellt.

Wer bei HP jemanden erreichen will, für den ist Instant Messaging der Kommunikationskanal. Hirning: "Es ist schnell. Es ist direkt. Ich sehe, wer zur Verfügung steht und komme unmittelbar an die Experten ran. Jeder kann entscheiden, wann er antwortet."

Instant Messaging ist so praktisch

Wenn Anke Hirning Konzepte entwickelt und weiß, einer ihrer Kollegen hat ein ähnliches Projekt abgewickelt, kontaktiert sie ihn mit einem Klick, fragt ihn um Rat, schickt ihm ein Dokument mit der Bitte zum Gegencheck. Oder sie gibt auf die Schnelle ein paar wertvolle Tipps an einen Kollegen, der vor einem wichtigen Kundentelefonat steht.

So kommt unkomplizierter Erfahrungsaustausch, schnelles Coaching unter Kollegen und direkte Expertenhilfe zu Stande. "Es ist ein ausgeglichenes Geben und Nehmen", sagt Anke Hirning, die ihren wöchentlichen Zeitaufwand für den Wissensaustausch mit mehreren Stunden angibt.

Um bestmöglich informiert zu sein, steht ihr bei HP eine umfassende Kommunikations- und Knowledge-Infrastruktur zur Verfügung, die auf Microsofts Office SharePoint Portal und dem Live Communications Server basiert. Neben der Vernetzung über Instant Messaging hat sie permanenten Zugriff auf eine asynchrone Knowledge Management- und Sharing-Plattform, auf der sie in Teamsites Dokumente sowohl einstellen, als auch downloaden kann.

Außerdem ist sie aktives Mitglied in einer weltweiten Fach-Community, in der sich die Bildungsexperten von HP bis zu ein bis zwei Mal wöchentlich im virtuellen Seminarraum treffen, um Projekte zu besprechen, neue Erkenntnisse zu diskutieren oder Erfahrungen zu teilen.

Bei HP geht der Collaboration-Ansatz über das eigene Unternehmen hinaus. Auch ehemalige Mitarbeiter, die jetzt anderswo Erfahrungen sammeln, werden zu solchen Meetings eingeladen. Hochrangige externe Fachexperten liefern Input und stehen Rede und Antwort. "Bei HP ist Collaboration ein strategisches Anliegen. Niemand ist gezwungen mitzumachen, aber Teamwork und Wissensaustausch ist Teil unserer Philosophie", so Hirning.

Zwei Arten von Communties gibt es bei HP. Offene Fach-Zirkel - wie der der Bildungsexperten - werden aus dem Fachbereich heraus angestoßen. Ein Betreuer wird ernannt, der Organisatorisches übernimmt: er setzt Meetings an, lädt Teilnehmer ein und überprüft Aktualität und Relevanz der Dokumente. Hier geht es in erster Linie um informellen Erfahrungsaustausch für das operative Geschäft. Mitmachen kann jeder, eine Mitteilung an den Manager genügt.

Collaboration als Strategie

Sollen unter Mitwirkung weltweit verteilter Experten konkrete Arbeitsergebnisse erzielt werden - wie die Entwicklung neuer Produkte oder Strategien z.B. - vernetzt HP seine Fachleute in so genannten Communitys-of-Practice, in die man in der Regel berufen wird. "Neben dem Betreuer, der für ausreichende Beteiligung und Aktualität sorgt, ist wohl der wichtigste Erfolgsfaktor eine Kultur des Gebens und Teilens", so Hirning.

"Wissen mit anderen zu teilen muss eine Selbstverständlichkeit sein und durch die Unternehmenskultur gewünscht, unterstützt und gefördert werden. Jedem muss klar sein, dass er nichts verliert, wenn er etwas gibt. Es geht hier weniger um Belohnungssysteme wie die oft erwähnten Punktekonten, sondern eher um ein Vorleben durch Führungskräfte oder die anerkannten Experten im Unternehmen."

Anke Hirning ist mit Leib und Seele bei der Wissensarbeit. Doch sie sieht auch kritische Punkte: Wie lassen sich Dokumente aktuell halten? Wer garantiert für ihre Korrektheit? Wie erkenne ich Relevanzen? Welche Informationen sind für welche Verwendung gedacht? Hier sieht sie noch Verbesserungsbedarf.

"Über das Knowledge Management-System lassen sich Inhalte zwar verschlagworten und mit Zusätzen wie Relevanz oder Geheimhaltungsstufe versehen. Und der jeweilige Community-Betreuer prüft und hält alles auf dem aktuellen Stand. Doch gerade bei der Informationsweitergabe an Dritte ist es mitunter schwierig einzuschätzen, was für welchen Gebrauch in Frage kommt."