Wann ist es Zeit für eRecruiting?

Gregor Minichberger: Es gibt zwei ganz wichtige Kriterien, die für eRecruiting sprechen. Wenn man a) den Anspruch hat, jeden Bewerber zu erfassen und jedem Bewerber angemessen zu antworten. Denn wenn man dies nicht tut, wirft dies ein schlechtes Licht auf einen Arbeitgeber. Besonders für Unternehmen im Consumer-Markt ist so etwas fatal.

Und b) ist es in Zeiten des Fachkräftemangels darüber hinaus klug, sich eine Bewerberdatenbank anzulegen. Denn unter Umständen lässt sich mit wenigen Mouseclicks auf Kandidaten zurückgreifen, die sich schon einmal beworben haben und im damaligen Auswahlverfahren vielleicht knapp Zweiter geworden sind.

Frank Lobert: Wir bevorzugen inzwischen ganz klar Online-Bewerbungen, am besten über unser Portal. Bis 2009 haben wir mit einer Lotus-Notes-basierten Anwendung gearbeitet. Allerdings konnte dieses System nicht für unsere jetzigen Anforderungen weiterentwickelt werden. Verkürzt gesprochen: Wir brauchten ein Tool, das über ein funktionierendes Absagemanagement hinausgeht.

Wie beurteilen Sie den aktuellen Trend? Noch vor zwei, drei Jahren haben Firmen am Einsatz von Software im Recruiting gespart...

Gregor Minichberger: Inzwischen ist es so, dass 60 Prozent der Unternehmen - wenn sie in Personalsoftware investieren wollen - damit eRecruiting-Lösungen meinen.

Frank Lobert: Vor drei Jahren war der Anspruch, Recruiting durch Software zu unterstützen noch nicht sehr hoch. Somit ist natürlich auch der Preis immer entscheidend gewesen, vor allem dann, wenn IT-Lösungen von den Anwendungsmöglichkeiten her sehr überdimensioniert waren.

Worauf legen Sie Wert?

Gregor Minichberger: Wir sind nicht nur Software-Hersteller, sondern auch Personalberater. Unsere Lösung wird täglich von 45 Mitarbeitern verwendet. Wir sind also nicht nur technikgetrieben. Wir legen bei unseren Lösungen daher Wert darauf, dass sie benutzerfreundlich sind und sich an unseren individuellen Prozessen orientieren. Das bedeutet zum Beispiel, dass fünf Minuten vor dem Gespräch mit einem Bewerber auf Knopfdruck alle relevanten Unterlagen ausgeworfen werden. Das Inserat, auf das er sich beworben hat, sämtliche Unterlagen, die über ihn vorliegen, ein Fragebogen für das Interview.

Frank Lobert: Für uns sich ist wichtig, dass beim Bewerbungsmanagement für alle Personen, die darüber Bescheid wissen müssen, sofort sichtbar ist: In dieser Phase befindet sich das Verfahren derzeit. Wir arbeiten mit vier Stufen bis hin zur Phase "on board". Diese Transparenz ist sehr hilfreich. Insgesamt hat sich die Arbeitsbelastung für die Recruiter vermindert.

Gregor Minichberger: Zum Beispiel ist das System auch an Jobbörsen angebunden: Ein Inserat kann in einem automatisierten Prozess dort publiziert werden, ohne dass man sich erst einloggen muss. IIn der Datenbank wird unterschieden, ob sich jemand initiativ oder auf eine ausgeschriebene Stelle beworben hat. Außerdem ist hilfreich, dass mitgetrackt wird, über welchen Kanal der Kontakt entstanden ist. So lässt sich auch nachhalten, wo es sich lohnt, Inserate zu schalten.

Das heißt, die Software hilft auch Geld zu sparen..?

Frank Lobert: Sie soll vor allem helfen, die Prozesse bei unserem Bewerbermanagement transparent und effektiv zu machen. Das kann die Software leisten. Das hat uns bereits auch zu einem nächsten Schritt veranlasst.. Für einzelne Tochtergesellschaften werden wir die administrativen Tätigkeiten des Bewerbermanagements bei unserer internen Dienstleistungsgesellschaft bündeln.


Zum Beispiel das erste Screening und das Abgleichen der definierten Anforderungen mit den Kompetenzen der Bewerber, das kann man auch dort als Aktivität bündeln. Was wir wollen, ist ein effektiver Recruiting-Prozess, der die PersonalerInnen operativ entlastet.

Und wie sieht es mit der Akzeptanz innerhalb des Unternehmens aus?

Frank Lobert: Sehr gut, und wir haben auch die Kolleginnen und Kollegen überzeugt, die nicht so stark IT-affin sind. Bevor die endgültige Entscheidung fiel, haben wir deshalb auch eine Veranstaltung organisiert, bei der die Recruiter eine Demo-Fassung der Software gesehen und auch ausprobiert haben. Außerdem haben wir an 14 Standorten eine Schulung abgehalten. Was ich als äußerst positiven Nebeneffekt empfinde: Die Einführung von eRecruiting hat dazu geführt, dass die einzelnen Gesellschaften sich mehr Gedanken über ihre Außendarstellungen machen und beispielsweise ihre Anzeigenformate und auch die eigenen Karriereseiten optimiert haben.

Macht sich das bemerkbar?

Frank Lobert: Die Zahl der Online-Bewerbungen ist auf jeden Fall gestiegen. Vor dem Hintergrund, dass wir als Multichannel-Unternehmen aus strategischer Sicht ohnehin unsere Filialaktivitäten stärker mit Online-Aktivitäten verknüpfen wollen, ist eRecruiting für uns der richtige Weg.