Vor der Einführung der tts Software hatten die verschiedenen internationalen Produktionsstandorte und Niederlassungen eigenständig Handbücher in Word und PowerPoint erstellt und den Anwendern auf verschiedenen Systemen, wie SharePoint, Wiki oder Intranet bereitgestellt.

Demzufolge hatte das SAP-Kompetenzzentrum in Zwevegem keine Übersicht mehr, welche IT-Dokumentationen, wo und in welcher Sprache genutzt wurden. Zudem konnte nicht sichergestellt werden, dass bei Updates die Dokumentation entsprechend aktualisiert wurde. Für die Anwender hingegen war es zeitaufwendig und frustrierend, die Handbücher erst mühsam suchen zu müssen und trotzdem nie die Gewissheit zu haben, dass diese aktuell sind. "Wir hatten ein eindeutiges Governance-Problem, mit dem wir uns befassen mussten", erläutert Sofie De Pauw, Cross Functional Project Lead bei Bekaert.

Ein weiterer Schlüsselaspekt war das Bedürfnis, den Stand eines jeden Dokuments sofort erkennen zu können, z. B. wann wurde das Dokument zuletzt aktualisiert und wer hat es bearbeitet. "Es ist leicht, eine Dokumentation zu erstellen. Schwerer fällt es jedoch, sicherzustellen, dass sie aktuell bleibt und in einem globalen Unternehmen wie Bekaert von allen Anwendern in der aktuellsten Version verwendet wird", so De Pauw.

"Wir befanden die tt performance suite als die beste Software-Lösung um uns bei dieser Herausforderung zu helfen. Ende 2012 haben wir ein Pilotprojekt gestartet, zusammen mit FERN, einem lokalen Partner der tts", erläutert Jan Quagebur, Global IT Application Delivery Manager bei Bekaert. "Uns war schnell klar, dass die tt performance suite alle benötigten Anforderungen abdeckt: Von Test über Anwendertraining und Dokumentation bis hin zum Realtime Performance Support." "Wir erhalten äußerst positives Feedback, sowohl von den Anwendern, als auch von den Autoren der Handbücher, die jetzt einheitlich und aktuell sind, wo immer Bekaert geschäftlich tätig ist", ergänzt De Pauw.

Vor der Inbetriebnahme neuer Anwendungen kontrolliert Bekaert IT-Szenarien "end-to-end" auf Qualität und Robustheit ("end-to-end" in dem Sinn, dass der Output eines Tests zum Input für den nächsten Test wird). Jeder Test generiert automatisch einen Bericht, der als Beleg für die korrekte Funktion des Systems in einem bestimmten Szenario dient. "Damit sind viele zeitraubende Diskussionen, ob eine Applikation ordnungsgemäß getestet wurde, endlich vorbei", erklärt De Pauw.

Die enge Verzahnung von SAP Solution Manager und tt performance suite ermöglicht zudem, dass Bekaert sofort im Ticketing-System die relevanten Szenarien für die Aktualisierung und für das Testen erkennen kann, sobald eine Applikation geändert wurde. Die entsprechenden Dokumentationen werden automatisch aktualisiert. Bis zum November 2015 hatte Bekaert mehr als 1.700 Szenarien für 2.200 Testfälle entwickelt, und die Anzahl wächst täglich weiter. Etwa 140 Support-Mitarbeiter verwenden die tt performance suite täglich zu Testzwecken und 150 Autoren zur Erstellung von Anwender-Dokumentationen.

Beim Roll-out einer neuen Applikation werden die Anwender in den wesentlichen Prozessen geschult. Die Schulungsmaterialen basieren auf Aufzeichnungen, die mit der tts Software direkt in SAP gemacht wurden. Zusätzlich können die Anwender auf Performance Support zurückgreifen. Die tt performance suite stellt Anwendern den Zugriff auf Dokumentationen entsprechend ihres Fachbereichs und ihrer jeweiligen Rolle zur Verfügung. "Dies ist ein schnelles und gleichzeitig bequemes Verfahren, die richtige Anleitung zu einem bestimmten Transaktionscode zu finden. Gleichzeitig trägt es zur Steigerung der Effizienz und Produktivität bei", so De Pauw. Bei Bekaert wird Performance Support in 25 Sprachen lokalisiert angeboten, mit Englisch als Fallback-Option für fortgeschrittene Themen. Neben der Verwendung der internen SAP-Anwendungen wird die tt performance suite auch zur Unterstützung von anderen Anwendungen wie den Microsoft Office Produkten eingesetzt.

"Der Vorteil besteht darin, dass wir Dokumentationen zur Verfügung stellen können, die nicht nur lokalisiert, sondern auch auf Konzernebene konsistent sind. Sollte sich eine Applikation ändern, erfolgen die Aktualisierungen global, so dass wir volle Transparenz über den Stand der Dokumentation haben. Zudem haben wir dadurch größte Zuversicht, dass Prozesse richtig und konsistent von den bestehenden, aber auch neuen Mitarbeitern umgesetzt werden. Wenn man bedenkt, wie oft Softwareanwendungen in einem Unternehmen wie Bekaert aktualisiert werden, wird klar, wie wichtig diese Fähigkeit für unseren Erfolg ist", erläutert De Pauw.

Ein zweiköpfiges Team in Belgien steuert Bekaerts weltweit tätige Autoren mittels Workflows und zentraler Dokumentablage. "Autoren und Anwender erstellen und nutzen gut strukturierte Dokumentationen, die anhand von Prozessen und Kursen modelliert sind und in einem einheitlichen Format vorliegen", ergänzt de Pauw.

Bekaert startet zudem mit einem SAP Learning Management System (LMS) Projekt, womit der Einsatz der tt performance suite für die Erstellung von eLearnings stark zunehmen wird. Da sich die Vorteile der tt performance suite im Unternehmen herumgesprochen haben, wird die Software auch bereits von anderen Abteilungen wie HR genutzt, um eLearnings für Non-IT-Prozesse und Compliance-Themen zu erstellen.