Die aktuellen wirtschaftlichen und sozialen Entwicklungen verändern nicht nur die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, sondern auch die Einbindung der Belegschaft im Unternehmen. Angesichts dieser Veränderungen steigt bei Organisationen der Bedarf an Lösungen, die die Menschen in den Mittelpunkt stellen – indem sie beispielsweise die Unternehmenskultur greifbarer machen, den Zugang zu Wissen vereinfachen und das Wohlbefinden von Mitarbeitenden fördern. AnalystInnen beziffern die jährlichen Ausgaben für diese neu entstehende Produktkategorie der Employee Experience Platforms (EXP) auf 300 Milliarden US-Dollar. 
Ein großer Teil des Marktes besteht bisher jedoch aus fragmentierten und komplexen Tools. Mit Microsoft Viva bietet Microsoft jetzt erstmals ein integriertes System für die Employee Experience. Die neue Plattform adressiert die Bedürfnisse der Beschäftigten am Arbeitsplatz, stärkt sowohl ihre persönliche als auch berufliche Entwicklung und erhöht so ihre Zufriedenheit. Das soll zu einer geringeren Fluktuation der Belegschaft führen und den Gesamterfolg von Unternehmen steigern.

"Wenn uns das letzte Jahr eines gezeigt hat, dann, dass es das Zusammenspiel von Technologie, Informationen und Insights braucht, um eine nachhaltige und innovative Arbeitsumgebung zu schaffen. Diese Verbindung ist nötig, um den Wert der sozialen Interaktion wiederherzustellen, der mit dem Wechsel in eine hybride Arbeitswelt verloren gegangen ist", sagt Satya Nadella, CEO von Microsoft. 
"Wenn wir in unsere Mitarbeitenden und ihr Wohlbefinden investieren, hat das direkten Einfluss auf die Identifikation unserer Beschäftigten mit dem Unternehmen und auf die Zufriedenheit der Kund*innen sowie unsere Wirtschaftlichkeit. Wenn Menschen erfolgreich sind, ist auch das Unternehmen erfolgreich."

Microsoft Viva: Vier Anwendungen für die individuelle Employee Experience

Microsoft Viva baut auf Microsoft 365 und Microsoft Teams auf und kombiniert die Erfahrung der Mitarbeitenden in den vier Schlüsselbereichen Engagement, Wohlbefinden, Lernen und Wissen. So sollen die Beschäftigten in ihrer Entwicklung und täglichen Arbeit bestmöglich unterstützt werden. Zum Start kündigt Microsoft eine Reihe von Anwendungen an, die integrierte Lösungen bereitstellen, den Zugriff auf Partner-Lösungen aus dem wachsenden Viva-Ökosystem und die Erweiterbarkeit der Plattform ermöglichen. Kunden können außerdem bestehende Employee Experience-Systeme in Microsoft Viva integrieren, so dass sie für die Beschäftigten besser zugänglich und leichter auffindbar sind.

• Viva Connections bietet Beschäftigten via Microsoft Teams einen persönlichen Einstiegspunkt in ihren digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeitende finden hier kuratierte Inhalte, News aus dem eigenen Unternehmen, Richtlinien oder auch eine Übersicht der Arbeitgeberleistungen. Es ist möglich Communitys beizutreten und mit ihnen zu interagieren – alles über eine für Unternehmen individuell anpassbare App in Microsoft Teams. Die Connections-App für Teams wird im ersten Halbjahr 2021 für den Desktop verfügbar sein, eine mobile App folgt später in diesem Jahr.
• Viva Insights: Mit dem Wandel der Arbeitswelt hin zu hybriden Arbeitsmodellen verschwimmen die Grenzen zwischen Beruf und Privatleben. Die neue Arbeitssituation wirkt sich auch auf das Wohlbefinden der Menschen aus: Laut aktuellen Studien fühlt sich fast jedeR Dritte (30 Prozent) ausgelaugt bei der Arbeit. Damit Mitarbeitende eine Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden finden, braucht es die richtigen Voraussetzungen für eine gesunde Unternehmenskultur.
  Viva Insights unterstützt Einzelpersonen und Unternehmen dabei mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen. Persönliche Einblicke sollen Mitarbeitenden helfen, regelmäßige Pausenzeiten wahrzunehmen, sich Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten einzurichten und die Beziehung zu Kolleg*innen zu stärken. Diese Einblicke sind nur für die jeweilige Person sichtbar, nicht für Führungskräfte und auch nicht für die IT. Die für Viva Insights genutzten Daten sind genauso umfassend geschützt wie Informationen in eMails, im Kalender oder Microsoft Teams und enthalten dabei weder Text, noch Anhänge oder identifizierende eMail-Adressen. Zudem werden keine als privat, vertraulich oder rechteverwaltet gekennzeichneten eMails verarbeitet und Dashboards zeigen keine persönlichen Daten an. Viva Insights ermöglicht Führungskräften, Entwicklungen auf der Team- und Organisationsebene zu erkennen und bessere Arbeitsbedingungen zu schaffen. Diese werden aus aggregierten und anonymisierten Daten gewonnen, um die Privatsphäre der MitarbeiterInnen zu schützen und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen zu ermöglichen. Zudem ist für eine Datenanalyse, die Führungskräfte für ihr Team durchführen möchten, eine Mindestgröße von zehn Personen notwendig.
  Aufbauend auf den bereits bestehenden Strukturen des Unternehmens ist es mit Viva Insights möglich, LinkedIns Mitarbeiterbindungs-Plattform Glint oder Daten von Drittanbieter-Tools wie Zoom, Slack, Workday und SAP SuccessFactors anzubinden. Die Viva Insights-App in Teams und das neue Dashboard für gemeinsame Kunden von Viva und Glint sind jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar.
• Viva Learning schafft einen zentralen Hub für das Lernen in Microsoft Teams und setzt auf künstliche Intelligenz (KI), die die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit empfiehlt. Die Funktion hilft Unternehmen dabei, eine Lernkultur aufzubauen und Weiterbildung zu einem selbstverständlichen Teil des täglichen Arbeitens werden zu lassen. Viva Learning bündelt verschiedene Trainingskurse und kurze Lerneinheiten, damit sie für alle Beschäftigten einfach auffindbar sind und weiterempfohlen werden können.
  Neben der Einbindung unternehmenseigener Inhalte können auch Inhalte von LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Drittanbietern wie Skillsoft, Coursera, Pluralsight und edX in Microsoft Viva integriert werden. Die Viva Learning-App ist ab sofort in der privaten Vorschau verfügbar und wird im Laufe des Jahres eingeführt. Zudem wird eine Integration mit führenden Lernmanagementsystemen wie Cornerstone OnDemand, Saba und SAP SuccessFactors angeboten.
• Viva Topics macht Wissen nutzbar, ohne aktiv danach suchen zu müssen. Untersuchungen zeigen, dass der Zeitaufwand für die Suche nach Informationen pro Jahr bei etwa sieben Wochen pro Person liegt. Gerade neue Mitarbeitende stehen vor einer großen Herausforderung, wenn es um die Recherche geht. Viva Topics vereint künstliche Intelligenz (KI) und menschliche Expertise und organisiert unternehmensweite Inhalte und Fachwissen automatisch, z.B. zu laufenden Projekten, Produkten, Prozessen oder Kunden.
  Viva Topics zeigt automatisch Themenkarten in Konversationen und Dokumenten in Microsoft 365 und Microsoft Teams an. Mit dem Klick auf eine Karte öffnet sich eine Themenseite mit den zugehörigen Dokumenten, Konversationen, Videos und Expert*innen. So erhalten Mitarbeitende die Möglichkeit, das kollektive Wissen ihrer Organisation für den täglichen Gebrauch zu nutzen, ohne dabei die gerade genutzte Anwendung verlassen zu müssen. Neben Inhalten aus Microsoft 365 ist Topics dazu in der Lage, Wissen aus einer Vielzahl von Drittanbieterdiensten wie ServiceNow und Salesforce zu integrieren. Viva Topics ist ab sofort als Add-on in Microsoft 365-Plänen für die kommerzielle Nutzung vorerst für englischsprachige Inhalte verfügbar.

"Microsoft Viva ist eine wegweisende Plattform für Employee Experience im Bereich der Unternehmenssoftware, die sich ganz auf die täglichen Bedürfnisse der Beschäftigten bei der Arbeit konzentriert", sagt Josh Bersin, Research-Analyst und anerkannter Experte für Employee Experience-Technologie. "Viva wird Unternehmen in die Lage versetzen, ihre fragmentierten Arbeitsplatz-Tools zu integrieren und sie im Arbeitsfluss einzusetzen."

Microsoft Viva ist eine offene und erweiterbare Plattform, in die sich Anwendungen aus dem starken und wachsenden Ökosystem von Viva Partnern einbinden lassen, die Unternehmen bereits einsetzen. Ein globales Netzwerk an Dienstleistungspartnern, darunter Accenture, Avanade, PwC und EY, wird Beratungsleistungen anbieten, um Kunden bei der Optimierung ihrer bestehenden Investitionen in Employee Experience zu unterstützen, indem sie diese mit Microsoft Viva zusammenführen.
"Unsere Vision ist es, eine Plattform für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bereitzustellen, die Organisationen dabei unterstützt, eine starke Unternehmenskultur mit engagierten Mitarbeitenden und inspirierenden Führungskräften zu schaffen", sagt Jared Spataro, Corporate Vice President, Microsoft 365.