"Bei der Auswahl einer Software sollte sich jedes Unternehmen fragen, ob der Anbieter für die Verarbeitung geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bietet, so dass die Anwendung datenschutzkonform erfolgt", erklärt Tobias Häfner, Geschäftsführer von Copendia. Das Copendia Meeting-Tool bietet neben der Erfüllung datenschutzrechtlicher Anforderungen eine Https-Verschlüsselung und benötigt keine Installation einer Software.
"Die Kunden und Teilnehmer der Videokonferenz bekommen eine eMail zugeschickt, mit der sie sich direkt in den virtuellen Konferenzraum einwählen – einfacher und schneller geht es nicht, eine online Konferenz aufzubauen", ergänzt Häfner. Auch die bei Videokonferenzen gängigen Services, wie z.B. die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen oder den Hintergrund eines Teilnehmers zu verfremden (Blur-Funktion), sind vorhanden. Mithilfe von individuellen Login Daten und Passwörtern können die Konferenzräume zusätzlich geschützt werden. Die Nutzung des Systems über mobile Endgeräte ist ebenfalls möglich und erfolgt über eine App.

Das von Copendia aufgesetzte Videokonferenzsystem kann problemlos in ein Lernmanagementsystem wie zum Beispiel ILIAS oder Moodle integriert werden. "Das ist insbesondere für Schulen und Weiterbildungsanbieter interessant, die darüber Unterrichtsmaterialien, Prüfungsordnungen und andere wichtige Dokumente bereitstellen," erklärt Häfner. Im Forum und Chat könne zudem der direkte, persönliche Austausch mit Schülern gefördert und Lernkontrollen durchgeführt werden.

In Zeiten verstärkter digitaler Kommunikation aufgrund der Coronakrise bietet Copendia sein Meeting-Tool in den ersten vier Wochen kostenfrei an. Die Handwerkskammer Schwerin hat darüber bereits eine große Telefonkonferenz mit knapp 20 Teilnehmern durchgeführt, weitere Kunden wie die Handwerkskammer Rostock, BioCon Valley oder das Studentenwerk Schleswig-Holstein haben bereits ihr Interesse bekundet.