Die größte Herausforderung bestand darin, die vorhandenen Schulungsunterlagen zu den verschiedenen SAP-Modulen in einer Einheit zusammenzufassen, die auf kurze und prägnante Weise dem Endanwender Wissen vermitteln sollen - und zwar unabhängig von seinem Arbeitsplatz.


Unterstützung der SAP-Einführung durch die TTKF


Das Schulungskonzept von TTS basierte auf der Einführung eines Tools zum Selbststudium, das eine selbstständige Wissensaneignung sowohl in den zentralen Abteilungen wie auch in allen über Spanien und Portugal verteilten Niederlassungen ermöglichte.


Dafür installierte die TTS GmbH bei General Óptica die eigene Software TT Knowledge Force und ließ durch eigene Autoren zuerst sowohl die Struktur als auch die interaktiven Schulungshandbücher entwerfen. Anschließend erfolgte die Schulung von rund 200 Endanwendern in der Hauptniederlassung in Barcelona gemeinsam mit den Mitarbeitern von drei Pilot-Niederlassungen. Aus diesem Personenkreis identifizierte TTS insgesamt 32 Trainer, die sich um die schrittweise Schulung der restlichen rund 1.400 Mitarbeiter in den anderen Niederlassungen kümmerten.


Für diese Schulungsmaßnahmen wurde mit der TTKF folgendes bewerkstelligt:

• Erstellung von 600 Benutzerhandbüchern und interaktiven eLearning Einheiten;
• Übersetzung der erstellten Inhalte in verschiedene Sprachversionen;
• Strukturierung der Schulungsinhalte in rollenspezifischen Kurse unter Berücksichtigung der individuellen Schulungsbedürfnisse der Endanwender;
• Gliederung der Inhalte in einer Baumstruktur;
• Veröffentlichung der Kurse und ihrer Inhalte auf dem Internetportal für den direkten Zugriff vom jeweiligen Arbeitsplatz;
• Direkter Zugriff auf die Informationsinhalte innerhalb der SAP-Umgebung mittels einer kontextsensitiven Hilfe.

Erhebliche Reduktion des Zeitaufwandes durch die TTKF
Die Verwendung der TTKF ermöglichte eine erhebliche Reduktion des für Schulungen erforderlichen Zeitaufwandes, nicht nur hinsichtlich der Erstellung der Dokumentation, sondern vor allem auch hinsichtlich der Schulungen der Niederlassungsmitarbeiter.


Dank der TTKF musste das Unternehmen weniger Trainer einsetzen und konnte zudem deren Reiseaufwand verringern. Nach einer ersten Schulung vor Ort konnten sich die am Programm teilnehmenden Mitarbeiter selbstständig fortbilden, ohne auf die ständige Unterstützung des Schulungspersonals angewiesen zu sein, wodurch der gesamte Prozess viel effizienter wurde. Zusätzlich diente die TTS-Software auch nach Einführung der SAP-Lösung als Informationsquelle für die Endanwender.

"Um SAP erfolgreich im gesamten Unternehmen einführen zu können, war allen Mitgliedern unseres Projektteams von Anfang an klar, dass der damit verbundene Schulungsaufwand eine der größten Herausforderungen darstellen würde", bemerkte Eulalia Brucart, System Managerin bei General Óptica. "Die Komplexität der SAP-Lösung und die weite geografische Verteilung unserer Mitarbeiter machten eine intensive und effiziente Wissensaneignung erforderlich. Dies wurde uns durch die TT Knowledge Force ermöglicht."