Unterschiedliche Nutzung von LMS im öffentlichen und privaten Sektor

Auf den ersten Blick scheinen die Unterschiede zwischen der Nutzung eines LMS in einem Unternehmen und in einer öffentlichen Einrichtung relativ gering zu sein. In beiden Fällen gibt es Kurse, Nutzer, Lernmaterialien, Prüfungen und Berichte. In der Praxis verändert der organisatorische Kontext jedoch erheblich, wie diese Funktionen genutzt werden und vor allem nach welchen Kriterien die Effizienz des Systems bewertet wird.

Im privaten Umfeld ist das LMS meist eng mit der Entwicklung der Mitarbeitenden und den Zielen des Unternehmens verbunden. Es wird für das Onboarding, Pflichtschulungen, Kompetenzentwicklung, die Vorbereitung von Führungskräften oder die Anpassung an neue Technologien und Prozesse eingesetzt. Im öffentlichen Sektor kann das System eine stärkere Rolle bei der kontinuierlichen beruflichen Weiterbildung, der Standardisierung von Programmen, der Zertifizierung, der Barrierefreiheit und der Verwaltung groß angelegter Lernprozesse spielen.

Diese Unterschiede bedeuten jedoch nicht, dass es zwei vollständig getrennte Kategorien von LMS gibt. Es gibt keine Regel, nach der eine bestimmte Plattform ausschließlich für die öffentliche Verwaltung und eine andere ausschließlich für private Unternehmen bestimmt ist. In Wirklichkeit kann dieselbe Technologie in beiden Bereichen eingesetzt werden. Was sich ändert, sind der Zweck, für den sie eingesetzt wird, ihre Einbindung in die Organisation und das Ergebnis, das die Organisation erreichen möchte.

Genau deshalb ist es bei der Auswahl oder Bewertung eines LMS sinnvoller, über die Bedürfnisse der Organisation zu sprechen als über eine universelle Lösung. Ein gutes System ist nicht unbedingt dasjenige mit den meisten Funktionen, sondern dasjenige, das am besten zum jeweiligen Nutzungskontext passt.

LMS im privaten Sektor: Lernen als Instrument für das Business

In einem Unternehmen ist die Weiterbildung der Mitarbeitenden selten ein isoliertes Ziel. Sie steht in Verbindung mit dem, was die Organisation kommerziell und operativ erreichen möchte. Ein Unternehmen investiert in die Entwicklung seiner Mitarbeitenden, weil es bessere Kompetenzen, effizientere Prozesse und letztlich bessere Ergebnisse benötigt.

Aus diesem Grund ist das LMS häufig in die Learning-&-Development-Strategie und darüber hinaus in die Personalinfrastruktur integriert.

Eines der offensichtlichsten Beispiele ist das Onboarding. Wenn ein Unternehmen eine neue Person einstellt, muss diese nicht nur lernen, was die jeweilige Stelle umfasst, sondern auch, wie die Organisation funktioniert. Sie muss interne Verfahren, Unternehmensrichtlinien, Sicherheitsregeln, die verwendeten Tools und in vielen Fällen auch die Produkte oder Dienstleistungen kennenlernen, die sie vertreten wird.

Ohne ein LMS kann ein wichtiger Teil dieser Einarbeitung von Führungskräften oder Kolleginnen und Kollegen abhängen. Informationen werden informell weitergegeben, und die Erfahrung kann von einer Abteilung zur anderen variieren. Mit einem LMS kann das Unternehmen einen konsistenteren Onboarding-Prozess schaffen. Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter kann automatisch die für die jeweilige Rolle relevanten Kurse erhalten, die Materialien im eigenen Tempo bearbeiten und Prüfungen absolvieren, ohne dass jeder einzelne Schritt manuell verwaltet werden muss. Dasselbe Prinzip gilt für Pflichtschulungen. In einer großen Organisation ist es schwierig, manuell zu verfolgen, wer einen bestimmten Kurs absolviert hat, wer die Prüfung bestanden hat und wann eine Zertifizierung erneuert werden muss. Ein LMS kann einen großen Teil dieses Prozesses automatisieren und die Weiterbildungshistorie dokumentieren.

An diesem Punkt liegt der Wert des Systems nicht nur darin, Zugang zu einem Kurs zu bieten. Der Wert liegt in der Nachvollziehbarkeit. Das Unternehmen kann sehen, was mit dem Weiterbildungsprogramm geschehen ist, und nachweisen, dass es absolviert wurde.

Von Schulungen zur Kompetenzentwicklung

Eine weitere wichtige Rolle des LMS im privaten Sektor ist die kontinuierliche Kompetenzentwicklung.

Der Arbeitsmarkt verändert sich schnell, und Unternehmen müssen ihre Mitarbeitenden auf neue Technologien und Rollen vorbereiten. Eine Person muss möglicherweise eine völlig neue Kompetenz erwerben oder vorhandene Kenntnisse aktualisieren.

In diesem Zusammenhang werden die Begriffe Upskilling und Reskilling relevant. Upskilling bedeutet die Weiterentwicklung von Kompetenzen, die für die aktuelle Rolle benötigt werden, während Reskilling die Vorbereitung auf eine andere Art von Tätigkeit oder eine neue Position bezeichnet.

Ein LMS ermöglicht es dem Unternehmen, diese Prozesse strukturiert zu organisieren. Eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter kann je nach Position, Erfahrungsniveau oder den zu entwickelnden Kompetenzen einen anderen Lernpfad erhalten als eine Kollegin oder ein Kollege.

Hier zeigt sich eine der wichtigen Eigenschaften des privaten Umfelds: Flexibilität.

Ein Unternehmen kann schnell ein Weiterbildungsprogramm für ein neues Produkt, eine neue Technologie oder eine Änderung von Verfahren erstellen müssen. Wenn das LMS gut in die Organisation integriert ist, kann ein solches Programm den Mitarbeitenden relativ schnell zur Verfügung gestellt werden.

Diese Flexibilität ist eine wichtige Eigenschaft eines modernen Corporate LMS. Das System wird nicht nur zur Verwaltung bestehender Kurse eingesetzt, sondern zur Unterstützung organisatorischer Veränderungen.

Wie wird Leistung im privaten Umfeld bewertet?

Es gibt auch einen wichtigen Unterschied darin, wie Erfolg gemessen wird.

Für ein Unternehmen kann die Tatsache, dass 90 % der Mitarbeitenden einen Kurs abgeschlossen haben, ein nützlicher Indikator sein, aber nicht unbedingt ausreichen. Das Unternehmen möchte möglicherweise wissen, ob der Kurs tatsächlich eine Veränderung bewirkt hat.

Wenn Mitarbeitende beispielsweise an einer Vertriebsschulung teilgenommen haben, kann die Organisation daran interessiert sein, ob die Umsätze oder die Conversion Rate gestiegen sind. Wurde ein Programm für ein Supportteam eingeführt, können die Entwicklung der Kundenzufriedenheit oder die Bearbeitungszeit von Anfragen relevant werden.

Damit führt die Diskussion über ein LMS im privaten Umfeld sehr schnell zur Frage des ROI – Return on Investment.

Mit anderen Worten: Die Frage lautet nicht mehr nur: "Wie viele Personen haben den Kurs absolviert?", sondern: "Was hat die Organisation durch diesen Lernprozess erreicht?"
Diese Ergebnisorientierung ist nicht ausschließlich auf den privaten Sektor beschränkt, tritt in Unternehmen jedoch häufig deutlicher hervor, weil Weiterbildung direkt mit Geschäftszielen verbunden ist.

LMS im öffentlichen Sektor: mehr als eine Kursplattform

Auch öffentliche Einrichtungen nutzen LMS für die Weiterbildung und berufliche Entwicklung. Der Unterschied besteht darin, dass ihre Ziele im Allgemeinen andere sind als die eines Unternehmens.

Eine öffentliche Einrichtung verfolgt nicht die Maximierung von Gewinn. Sie muss öffentliche Dienstleistungen erbringen, Gesetze und Verfahren einhalten und die fachliche Leistungsfähigkeit ihrer Mitarbeitenden weiterentwickeln.

In diesem Kontext kann ein LMS zu einem wichtigen Instrument für die kontinuierliche Weiterbildung werden.

Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung müssen ihre Kenntnisse laufend aktualisieren, insbesondere in Bereichen wie Recht, Management, digitale Kompetenzen, öffentliche Beschaffung oder Informationssicherheit. Ein zentralisiertes System kann ermöglichen, diese Programme kohärenter und leichter nachvollziehbar zu organisieren.

Ein relevantes Beispiel ist das OneLearning-System in Irland, das von der OECD in ihrer Analyse der Lernkulturen im öffentlichen Dienst vorgestellt wird. Die Plattform wurde für gemeinsame Learning-&-Development-Programme mehrerer öffentlicher Einrichtungen und für rund 42.500 Beschäftigte eingesetzt. Vor der Einführung des zentralisierten Systems verwalteten verschiedene Einrichtungen ihre Weiterbildungsprozesse getrennt.

Das Beispiel ist wichtig, weil es eine Funktion des LMS zeigt, die im öffentlichen Sektor besonders relevant sein kann: Standardisierung.

Wenn mehrere Einrichtungen dieselbe Art von Weiterbildung anbieten müssen, kann ein zentralisiertes System den Zugang zu denselben Inhalten, denselben Prüfungen und denselben Zertifizierungskriterien sicherstellen.

In diesem Fall ist das LMS nicht nur ein Lerninstrument. Es wird auch zu einem Koordinationsinstrument.

Kontinuierliche Weiterbildung und Standardisierung

In der öffentlichen Verwaltung kann Standardisierung von besonderer Bedeutung sein.

Wenn ein bestimmtes Weiterbildungsprogramm von Beschäftigten aus mehreren Einrichtungen absolviert werden muss, ermöglicht ein LMS, sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden dieselbe Version der Inhalte erhalten und nach denselben Kriterien bewertet werden.

Diese Funktion kann auch im privaten Sektor relevant sein, insbesondere bei Konzernen. Der Unterschied besteht darin, dass Standardisierung im öffentlichen Sektor mit dem Bedarf an institutioneller Kohärenz und der Anwendung gemeinsamer Regeln verbunden sein kann.

Deshalb reicht es bei der Bewertung eines LMS für eine öffentliche Organisation nicht aus, auf die visuelle Gestaltung oder die Anzahl der Kurse zu achten, die es aufnehmen kann. Es muss geprüft werden, wie gut das System komplexe Prozesse, viele Nutzer, mehrere Strukturen und unterschiedliche Reporting-Anforderungen verwalten kann.

Reporting: dieselbe Funktion, unterschiedliche Ziele

Eine der Grundfunktionen eines LMS ist das Reporting. Die Plattform kann zeigen, wer sich für einen Kurs angemeldet, wer ihn begonnen, wer ihn abgeschlossen und welche Ergebnisse die Person erzielt hat.

In einem Unternehmen können diese Daten genutzt werden, um die Wirksamkeit von Weiterbildungsprogrammen zu bewerten und Entscheidungen über die Entwicklung von Mitarbeitenden zu treffen.

Im öffentlichen Sektor kann das Reporting eine weitere Funktion haben. Eine Einrichtung muss möglicherweise nachweisen, dass bestimmte Gruppen von Beschäftigten an Weiterbildungen teilgenommen oder bestimmte verpflichtende Programme abgeschlossen haben.

Somit erfüllt dieselbe Funktion – das Reporting – unterschiedliche organisatorische Bedürfnisse.

Diese Beobachtung ist für jeden Vergleich zwischen den beiden Sektoren wichtig. Der Unterschied liegt nicht unbedingt darin, was die Software kann, sondern im Grund, aus dem die Organisation diese Funktion benötigt.

Teilnahme an Weiterbildung: öffentlich versus privat

OECD-Daten liefern ein interessantes Argument für diesen Vergleich. Analysen zur Teilnahme Erwachsener an Bildung und Weiterbildung zeigen, dass Beschäftigte im öffentlichen Sektor andere Teilnahmequoten an beruflicher Weiterbildung aufweisen können als Beschäftigte im privaten Sektor. In einigen von der OECD untersuchten Datensätzen ist die Teilnahme an arbeitgeberfinanzierter Weiterbildung im öffentlichen Sektor höher.

Dies sollte jedoch nicht zu einfach interpretiert werden.

Das bedeutet nicht, dass der öffentliche Sektor automatisch "besser" in der Weiterbildung ist. Die OECD weist auf den Einfluss weiterer Faktoren hin, etwa die Struktur der Erwerbsbevölkerung, die Größe der Organisationen, das Bildungsniveau oder die Organisationskultur.

Die Beobachtung ist dennoch relevant, weil sie zeigt, dass das organisatorische Umfeld beeinflusst, wie Menschen am Lernen teilnehmen.

Für ein LMS ist dies eine wichtige Frage. Eine Plattform kann technisch vollkommen funktionsfähig sein, aber wenn die Organisation keine Lernkultur besitzt, kann ihre Nutzung oberflächlich bleiben.

Ein gutes LMS bedeutet nicht automatisch engagierte Nutzer

Dies ist eine der wichtigsten Erkenntnisse, die jede Organisation berücksichtigen sollte, die ein LMS implementieren möchte.

Eine Plattform zu kaufen und den Nutzern zur Verfügung zu stellen bedeutet nicht, dass die Menschen sie effektiv nutzen werden.

Forschungen zur Einführung von LMS haben gezeigt, dass die Nutzung von Faktoren wie dem wahrgenommenen Nutzen, der Benutzerfreundlichkeit, der Unterstützung der Nutzer und dem beruflichen Kontext abhängt, in dem die Technologie eingeführt wird. Studien haben unter anderem die Rolle der beruflichen Identität und des Widerstands gegen Veränderungen untersucht.

Dieses Problem kann überall auftreten.

Ein LMS kann technisch sehr leistungsfähig sein. Wenn Nutzer es jedoch als bürokratische Pflicht wahrnehmen, werden sie wahrscheinlich versuchen, nur das Notwendigste zu erledigen. Sie werden die Plattform aufrufen, den Kurs absolvieren und den Test ausfüllen, aber das Gelernte nicht unbedingt in ihre berufliche Tätigkeit integrieren.

Wenn Mitarbeitende dagegen verstehen, warum ein bestimmter Kurs für ihre Arbeit relevant ist, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Lernen tatsächlich Wirkung entfaltet.

Der Erfolg eines LMS hängt daher nicht nur von der Technologie ab, sondern auch von der Organisationskultur.

Organisationskultur und Unterschiede zwischen den beiden Sektoren

Ein Unternehmen, das die kontinuierliche berufliche Entwicklung fördert, kann das LMS in den Arbeitsalltag integrieren. Mitarbeitende können Entwicklungsziele haben, Führungskräfte können über Kompetenzen sprechen, und Kurse können mit der beruflichen Entwicklung verknüpft werden.

In einer solchen Organisation wird das LMS zu einem selbstverständlichen Instrument.

In einer Organisation, in der Weiterbildung ausschließlich als administrative Pflicht betrachtet wird, kann dieselbe Plattform völlig anders wahrgenommen werden.

Dieser Unterschied ist auch beim Vergleich des öffentlichen und privaten Sektors relevant. Es reicht nicht zu sagen, dass ein Unternehmen flexibler oder eine öffentliche Einrichtung bürokratischer ist. Die Realität ist wesentlich vielfältiger.

Es gibt Unternehmen mit sehr starren Prozessen und öffentliche Einrichtungen mit hochmodernen Weiterbildungsprogrammen.

Sinnvoller ist es, die Lernkultur der Organisation zu analysieren.

Eine Organisation, die davon ausgeht, dass Menschen kontinuierlich lernen müssen, benötigt ein anderes LMS als eine Organisation, die die Plattform ausschließlich für Pflichtschulungen nutzt.