Für die Studie wurden mehr als 900 Vollzeitbeschäftigte aus den Bereichen digitale Kommunikation und Kollaboration aus Unternehmen verschiedener Branchen in den USA, Großbritannien, Deutschland und Frankreich befragt. Die Daten wurden zwischen Juli und August 2023 erhoben und beschäftigen sich unter anderem damit, welche Kommunikationsmethoden und -kanäle am meisten genutzt werden, warum Mitarbeiter in vielen Fällen mit der Kommunikationsflut nicht mehr mithalten können und wie Unternehmen diese Herausforderungen besser meistern können.
Die zunehmende Verbreitung von hybriden und Remote-Arbeitsmodellen, die verstärkte Nutzung von digitalen Tools über mehrere Plattformen hinweg sowie die Komplexität von Arbeit, die sich über verschiedene Zeitzonen und Kulturen erstreckt, machen Kommunikation am Arbeitsplatz zu einer immer größeren Herausforderung für Unternehmen.
Wie die Studie zeigt, werden viele Mitarbeiter mit eMails, Meeting-Anfragen, Chat-Nachrichten und Telefonanrufen regelrecht überflutet: 50 Prozent der Befragten gaben an, dass diese tägliche Kommunikationsflut ihre Produktivität beeinträchtigt. Diese Zahlen lassen zudem den Schluss zu, dass das Volumen der Kommunikation zu einer größeren Anzahl an Missverständnissen führt und die Befragten deshalb mehr Zeit dafür aufwenden müssen, diese zu klären.

Weitere wichtige Ergebnisse der Studie:

• Die Mehrheit der Befragten (60 Prozent) gab an, dass sie einen angemessenen Teil ihres Arbeitsalltags in Meetings verbringen, aber dass nur drei von fünf dieser Meetings für sie sinnvoll oder produktiv seien. Das Hauptproblem in diesem Zusammenhang ist laut der Befragten die richtigen Leute gleichzeitig am richtigen Ort zusammenzubringen. Hybrid Arbeitende spüren diese Effekte noch stärker: Von ihnen gaben 58 Prozent an, dass ihre Produktivität durch die allgegenwärtige Kommunikationsflut beeinträchtigt wird und 44 Prozent sind der Meinung, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen.

• 74 Prozent mussten zumindest bereits einmal Zeit dafür aufwenden, kommunikationsbedingte Missverständnisse zu klären, wobei fast ein Viertel der Befragten angab, dass dies "häufig" geschehe. Insgesamt erleben 66 Prozent der Befragten zumindest manchmal Missverständnisse oder Verwirrung aufgrund von Kommunikationsfehlern und die Hälfte gab, dass sie wegen solcher Fehler zumindest manchmal Deadlines versäumt haben oder dass sich Projekte verzögert haben. Die Befragten, die angaben, häufig oder immer Missverständnisse, Kommunikationsausfälle oder Unklarheiten zu erleben, gaben auch mit höherer Wahrscheinlichkeit an, dass sich das Volumen der Kommunikation negativ auf ihre Produktivität auswirkt.

• 98 Prozent bzw. 97 Prozent sind der Meinung, dass Videos und Bilder die Effektivität der Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern. Die Befragten waren offen dafür, sich für Kommunikation, die keine Konversation in Echtzeit benötigt, z.B. Status-Updates oder Schulungen, vorab aufgezeichnete Videobotschaften anzusehen, anstatt an Meetings teilzunehmen. Sie gaben zudem an, dass Bildmaterial wie Screenshots, Infografiken und Diagramme für mehr Klarheit in der Kommunikation sorgen als nur Text – und dass mit dieser Art der visuellen Kommunikation Missverständnisse und Unklarheiten reduziert und Zeit eingespart werden kann.

"Die Arbeitswelt befindet sich momentan in einer Transformationsphase, in der traditionelle Arbeitsweisen und -philosophien auf neue Arbeitsformen, Erwartungen und zahlreiche digitale Werkzeuge treffen, welche den Arbeitsalltag der Zukunft schon heute prägen. Die Tendenzen zu mehr Flexibilität, mehr Home Office und globalen Teams sind sehr zeitgemäß, bringen aber auch neue Herausforderungen mit Kommunikation, Inklusion und Produktivität mit sich", sagt Anton Bollen, Customer Success Manager von TechSmith.
"Um diese zu überwinden, müssen sich Führungskräfte auf die Herausforderungen einlassen und Wege ebnen, die Kommunikation vor Ort als auch in hybriden und Remote-Arbeitsumgebungen dank neuer Tools und Ansätze klarer und besser zu gestalten."