Checkliste

Webinare perfekt planen

Köln, Oktober 2018 - (von Daniel Waas, LogMeInOb Cloud Collaboration, Online-Konferenzen oder Webinare: Zusammenarbeiten, Meeten und Präsentieren geht heute mobil und vernetzt. Gerade Webinare bieten für die interne Kommunikation oder im Marketing Vorteile, denn gute Webinar-Tools bieten zahlreiche Optionen, um Inhalte effektiv und variabel an eine große Gruppe auch von mehreren Tausend Teilnehmenden zu vermitteln. Dazu gehören verschiedene Interaktionsoptionen über Chat, das Einbinden von Umfragen und Ja-/Nein-Fragen, Monitoring oder Inhalte mit Audio. Je leistungsfähiger das Tool und je mehr potenzielle Teilnehmer, desto wichtiger ist es, ein Webinar gut vorzubereiten.

1 Monat vorher

  • Messbare Ziele setzen: Was wollen Sie mit dem Webinar erreichen?
  • Team zusammenstellen und Aufgaben verteilen: Wer hilft bei der Koordination und der Umsetzung? Auch während des Webinars gibt es verschiedene Rollen wie Sprecher, Moderator, Referenten.
  • Hashtag erstellen: Was ist für Ihre Teilnehmenden interessant, worauf reagieren Sie? Ein guter Hashtag ist die Basis für Ihre Werbung in sozialen Medien.
  • Veranstaltung im Online-Tool anlegen: Welche Optionen haben Sie? Planen Sie jetzt, was Sie für Ihr Webinar nutzen wollen – zum Beispiel integriertes Audio.
  • Referenzmaterialien vorbereiten: Was wollen Sie den Teilnehmenden an Infos oder Folien mitgeben? Wie soll es aufbereitet werden?
  • Reminder erstellen: Planen Sie bis zu drei Erinnerungs-eMails für Ihr Webinar, um die Teilnehmenden vor der Veranstaltung anzusprechen.

3 Wochen vorher

  • Werbung starten: Nutzen Sie Ihre sozialen Medien, um Ihr Webinar zu bewerben. Mit Fragen binden Sie Ihre Zielgruppen ein und aktivieren sie. Markieren Sie die Beiträge mit Ihrem Hashtag.
  • Registrierung tracken: Wie effektiv sind Ihre Aktionen? Jetzt können Sie noch Anpassungen vornehmen, um Ihr Publikum noch besser zu erreichen.
  • Ziele definieren: Was sollen die Teilnehmenden nach dem Webinar wissen, was sie vorher nicht wussten?
  • Update mit dem Team: Planen Sie gemeinsam Inhalte, Ablauf, Zeitplan, Meilensteine.
  • Webinar-Inhalte erstellen: Slidedeck, Produktdemo, Diskussionsblatt etc. – nutzen Sie je nach Inhalt verschiedene Formate.

2 Wochen vorher

  • Update mit dem Team: Prüfen Sie gemeinsam Technik, Benutzeroberfläche und Funktionen Ihres Webinar-Tools. Unterstützen die Inhalte (Folien oder Demos) Ihr Webinar und Ihre Ziele? Wollen Sie die Teilnehmenden durch Umfragen einbinden?
  • Präsentation gestalten und optimieren: Auch hier lohnt es sich, die Funktionen Ihres Webinar-Tools zu kennen und voll auszunutzen.
  • Probedurchlauf mit dem Team terminieren: Eine gemeinsame Probe findet am besten ein oder zwei Tage vor dem Webinar statt. Dann stehen die Inhalte und trotzdem ist noch Zeit zum Nachjustieren.
  • Soziale Netzwerke einbinden: Welche Fragen wecken Interesse und generieren Feedback? Was will Ihr Publikum von Ihrem Webinar lernen? Interaktion stärkt das Engagement Ihres Publikums.

1 Woche vorher

  • Feedback aus den sozialen Netzwerken nutzen: Was erwarten die Teilnehmenden? Wo können Sie Inhalte noch weiter zuschneiden? Echte Interaktion reagiert auf Feedback.
  • Probedurchlauf machen: Läuft das Webinar mit den verteilten Rollen, mit Referenten und Moderator wie geplant? Jetzt zählen auch Details:
    • Werden alle Namen richtig ausgesprochen?
    • Sind Webcam, Beleuchtung und Hintergründe gut eingestellt?
    • Wie laufen die Präsentationsfolien?
  • Präsentation finalisieren: Ist alles komplett? Haben Sie eine Einführungsfolie, eine Folie, die alle Sprecher vorstellt und eine Folie für die Referenzen?

Kurz vor dem Start

  • Timing großzügig planen: Öffnen Sie den Meetingraum früh genug, damit die Teilnehmenden sich in Ruhe einloggen können.
  • Letzter Technik-Check:
    • Sind alle Anwendungen und Programme geschlossen, die Sie während des Webinars nicht benötigen?
    • Haben Sie einen kurzen Soundcheck mit Moderator und Sprechern durchführt?
    • Sind Webcams von Moderator und Sprechern eingeschaltet, um das Engagement der Teilnehmenden zu fördern?
    • Sind alle Fenster so optimiert, dass sie die relevanten Infos gut hervorheben?
  • Start ankündigen: Starten Sie mit einer Willkommensnachricht, damit Ihre Teilnehmenden wissen, dass es gleich losgeht.
  • Aufzeichnung starten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Record. Bitten Sie den Moderator, drei bis fünf Sekunden zu warten, bevor er oder sie die Teilnehmenden anspricht.

Während des Webinars – Aufgaben des Moderators

  • Veranstaltung einführen: Nennen Sie den Titel der Veranstaltung und stellen Sie die Referenten vor, damit die Teilnehmenden wissen, dass sie im richtigen Webinar sind.
  • Technische Infos geben: Was sollten Ihre Teilnehmenden wissen? Informieren Sie sie zum Beispiel über ihre Interaktionsmöglichkeiten und ob sie „stumm“ geschaltet sind.
  • Beteiligung des Publikums steuern: Nutzen Sie das Dashboard, um Teilnehmende über den Fragenbereich oder Ad-hoc-Umfragen zur aktiven Mitarbeit zu bewegen.
  • Interaktion zulassen: Öffnen Sie den Chat für Fragen, auch wenn Sie sie erst am Ende beantworten. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein und beantworten sie so viele wie möglich – denn nichts ist für Teilnehmer frustrierender, als sich aktiv einzubringen und dann ignoriert zu werden.
  • Timing überwachen: Halten Sie den Sprecher auf Kurs, indem Sie die verbleibende Zeit im Auge behalten und die Referenten darüber informieren.
  • Webinar beenden: Bedanken Sie sich bei Teilnehmenden und Referenten und starten Sie die Umfragefunktion, bevor Sie die Veranstaltung schließen.

 

Am Tag nach dem Webinar

  • Webinar veröffentlichen: Machen Sie eine Aufzeichnung Ihres Webinars online zugänglich. Den Link dazu können Sie zum Beispiel in einer Dankes-Mail an die Teilnehmenden verschicken.
  • Feedback nutzen: Enthalten die Berichte Ihres Webinar-Tools Kommentare und Fragen der Teilnehmenden? Dann sind das interessante Infos, um Ihre Follow-up-Strategie auf Ihr Publikum abzustimmen.
  • Webinar auswerten: Haben Sie Ihre Ziele erreicht? Was sagen die Berichte Ihres Webinar-Tools? Eine gute Nachbereitung ist die beste Vorbereitung für Ihr nächstes Webinar.
  • Interaktion weiterführen: Gibt es Reaktionen auf Ihre Veranstaltung? Antworten Sie weiterhin auf alle Posts rund um Ihren Hashtag.
  • In Kontakt bleiben: Wen wollen Sie in Zukunft ansprechen? Verwenden Sie die in Ihrem Webinar gespeicherte Registrierung der Teilnehmenden, um Ihr Publikum zu kommenden Webinaren einzuladen.