Grundgedanke des eLearning-Portals


Bei den Überlegungen, wie eine solche Wissensplattform aufzubauen sei, stand immer der Mitarbeiter, der sie nutzen soll, im Vordergrund. Er sollte sich jederzeit schulen können, ohne großen Zeitaufwand und ergänzend zum Standardschulungsprogramm. Auch neue Mitarbeiter sollten schnell und einfach eingelernt werden können.


Mit normalen Schulungsmaßnahmen - so erkannte man bei HARTMANN schnell - kommt man hier nicht weit, und es bleibt bei der uneinheitlichen Ablage von Schulungsdokumenten. Daher griff man gerne auf die bereits intern vorhandene TT Knowledge Force zurück, die nun zur unternehmensweiten Wissensplattform ausgebaut wurde.

Anforderungen an die TT Knowledge Force


Eine der Hauptanforderungen an die TT Knowledge Force war, dass professionelle Systemlösungen für das SAP ERP-Umfeld, das Hardware-Umfeld, das Windows-Umfeld und für Nicht-IT-Themen bereitgestellt werden konnten. Nicht- IT-Themen sind beispielsweise Schulungsprogramme für Krankenschwestern, die von der Marketingabteilung genutzt und zur Verfügung gestellt werden.


Zudem sollte das Portal in verschiedenen Sprachen und für alle Standorte verfügbar sein. Das Vorhandensein eines Testsystems war ebenfalls gewünscht. All das konnte die TT Knowledge Force bewerkstelligen.



Zwei Portale im Einsatz


Die PAUL HARTMANN AG hat zwei Wissensportale parallel im Einsatz. Auf das AD-gestützte Portal (Active Directory) haben nur IT-interne Mitarbeiter Zugriff. Dort werden alle Lerneinheiten produziert und hinterlegt und können von allen IT-Mitarbeitern gesichtet werden. Das Standardportal steht allen Mitarbeitern zur Verfügung. Die IT-internen Dokumente sind dort nicht sichtbar. Momentan ist im Standardportal auch nur die Kurseinsicht im Einsatz, nicht die umfangreichere Prozessansicht, um die Mitarbeiter nicht zu überfordern.


In dieser Kursansicht stehen alle Kurse zur Verfügung. Sie wird automatisch geöffnet, wenn ein Mitarbeiter über das Intranet das eLearning-Portal betritt und Lerneinheiten abrufen möchte. Schulungsthemen sind beispielsweise Windows-Anwendungen, Hardwarebeschreibungen für die Firmenhandys oder Nicht-IT-Themen wie Compliance oder Arbeitssicherheit.


Die Kurse sind alle bestimmten Fachbereichen zugeordnet; zusätzlich gibt es die Möglichkeit, über die Standard-Suchfunktion zu gehen. Das eLearning-Portal erreicht man aber nicht nur über das Intranet, auch ein Zugriff aus dem SAP-System ist möglich.

Das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen


Die Nutzung der eLearning-Einheiten hängt unmittelbar mit der Akzeptanz bei den Mitarbeitern zusammen. Oft wird ein solches System etabliert, aber nicht genutzt, weil die Hemmschwelle der Mitarbeiter zu groß ist. Diese Schwelle wollte die PAUL HARTMANN AG aktiv durch Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen abbauen.


Ein Kommunikationskanal hierfür war die Mitarbeiterzeitschrift HARTMANN Forum, in der ausführlich über das zukünftige Schulungsprozedere berichtet wurde. Zudem wurde immer wieder über Neuerungen im eLearning-Portal in diesem Medium berichtet. Außerdem wurden einstündige Kurzschulungsveranstaltungen angeboten. Zwei Monate lang war in der hauseigenen Kantine auch ein eLearning-Stand aufgebaut, an dem sich alle Mitarbeiter mit dem System vertraut machen konnten. So sollten ihnen durch aktives Probieren die vorhandenen Berührungsängste genommen werden.


Einen anstehenden Release-Wechsel bei Lotus Notes nahm HARTMANN zum Anlass für eine Informationsveranstaltung rund um die Lerneinheiten, die es zu diesem Release-Wechsel gab. So musste sich quasi jeder Mitarbeiter mit PC mit eLearning auseinandersetzen.


Auch die Mitarbeiter am Helpdesk wurden angewiesen, immer wieder auf Lerneinheiten aufmerksam zu machen, anstatt die Antwort "auf dem Silbertablett" zu präsentieren. "Learning by Doing" lautet hier die Parole. Für eine aktive Nutzung des Wissensportals war es nötig, die Akzeptanz der Mitarbeiter für das eLearning zu erreichen. Jedem musste klar werden, dass im Unternehmen ein Umdenkungsprozess stattgefunden hat, was das Thema Schulungen angeht. Das Schulungsangebot ist da, aber jeder muss aktiv ins Portal gehen und sich selber schulen. Und diese Botschaft ist angekommen.

Weitere Projekte mit der TT Knowledge Force


Die Reise im eLearning geht auch bei HARTMANN weiter. Im Herbst 2010 wurden für das Notfallmanagement sowie für das Risikomanagement für die Hauptverwaltung am Standort Heidenheim Lerneinheiten als eLearning umgesetzt.