Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, schlug die obw einen außergewöhnlichen Weg ein und plante die Einführung eines Wissensmanagements. Ziel war es, gemeinsam mit einem Wissensmanagement-Experten eine Möglichkeit zu erarbeiten, wie sich vorhandenes Wissen besser identifizieren und zugänglich machen lässt, um den On- und Offboarding-Prozess von Mitarbeitern smarter gestalten zu können.

Investition in die Zukunft

Mit dieser Zielsetzung bewarb sich die obw für die Förderrichtlinie zum ESF-Bundesprogramm "rückenwind+ – Für die Beschäftigten und Unternehmen in der Sozialwirtschaft" des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales und bekam den Zuschlag. "Sogleich haben wir in Form einer Ausschreibung eine Wissensmanagement-Beraterin gewinnen können, die uns bei der Umsetzung unseres Projektes unterstützen sollte", erinnert sich Ludwig.

Diese erläuterte dem obw-Projektteam die verschiedenen Kommunikationswege, Formen und Abhängigkeiten von Wissen und erarbeitete mit ihnen Strukturen und neue mögliche Kommunikationswege. Als zentrale Plattform für das obw-Wissensmanagement empfahl die Beraterin das Mindmapping-Format. Der Grund: Hiermit lassen sich komplexe Informationen vollständig und übersichtlich erfassen und visualisieren.

Wissenslandkarten

MindManager^® wurde in diesem Kontext zum Tool der Wahl, denn im Gegensatz zu anderen Mindmapping-Lösungen verfügt das Programm über eine effektive Integration zu SharePoint und hat zudem verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten, die anderen Lösungen fehlen. Ludwig: "Wir haben eine Lösung gesucht, die intuitiv ist, die sich mit SharePoint synchronisieren lässt und die außerdem eine Option bietet, Inhalte mit Kollegen auszutauschen, die nicht über eine MindManager Lizenz verfügen."

Deshalb wurde eine begrenzte Lizenzanzahl für Schlüsselpositionen im Unternehmen angeschafft, obwohl insgesamt etwa 400 Mitarbeiter mit den Inhalten der Wissenslandkarten arbeiten werden. Die Idee dahinter war, dass nur eine bestimmte Anzahl an Mitarbeitern mit der Lösung arbeitet und die Landkarten aktuell hält, dass aber alle Mitarbeiter Zugang zu den Inhalten haben sollten.

"Dem Tipp unserer Beraterin folgend, haben wir dann sogenannte Tandem-Teams gebildet, die sich damit beschäftigt haben, die unterschiedlichen Stellen-Maps zu erstellen", sagt die obw-Projektleiterin. Ein solches Tandem-Team bestand immer aus einem Stelleninhaber als Wissensgeber und einem Wissensnehmer. Schnell zeigte sich, dass bereits durch das gemeinsame Erarbeiten der Landkarte ein großer Wissensaustausch stattfand. Je nach Aufgabenfülle einer Position gestaltete sich der Austausch als sehr anspruchsvoll. Aber auch diese Herausforderung ließ sich meistern.

Positive Nebeneffekte

Besonders hervorzuheben ist das Beispiel eines Mitarbeiters, der im Rahmen der Erstellung seiner Wissenslandkarte gleich die konkrete Übergabe an seinen Nachfolger abwickelte. "So wurde in nur einer Woche der Wissenstransfer vollzogen und der junge Kollege war für die neue Aufgabe bestens vorbereitet", freut sich Ludwig.

Insgesamt erstreckte sich die Erstellung der Wissenslandkarten über einige Monate und brachte Andrea Ludwig ein vielfältiges Feedback: "Zwar war im Vorfeld der ein oder andere skeptisch, aber nach kurzer Zeit wurde erkannt, dass die Wissenslandkarten ein wirklicher Wissenszuwachs waren – für sie persönlich, aber auch für die obw." Die Mitarbeiter waren begeistert und es gab viel Lob für die Idee, Wissen in dieser Form zu erfassen und zu vermitteln. Positives Feedback gab es auch seitens der Geschäftsführung. Sie war begeistert von den vielen Präsentationsmöglichkeiten, insbesondere durch das Ein- und Ausklappen von Zweigen.

HR 4.0

Nicht zuletzt profitieren auch die Personal-Verantwortlichen. Derzeit wurden bereits 27 Wissenslandkarten bei der obw generiert. In diesen sind nicht nur die Aufgabenbereiche, Wissensquellen und Ansprechpartner definiert, sondern auch Dokumente hinterlegt, Links eingebunden und sogar Tutorials integriert. Neue Mitarbeiter bekommen jetzt gleich einen Zugang zur entsprechenden Wissenslandkarte und sind auf diese Art und Weise von Anfang an bestmöglich informiert.
So ist es gelungen, durch die digitale Erfassung des stellenbezogenen Wissens die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu vereinfachen und dafür zu sorgen, dass kein Wissen verloren geht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Im nächsten Schritt sollen die Informationen dieser Wissenslandkarten auf einer Teamseite im obw-Intranet veröffentlicht werden, so dass jeder – sollte er mal kurzfristig für einen Kollegen einspringen müssen – nachlesen kann, wie Aufgaben zu erledigen sind.