Um die Kundenberater und Backoffice Mitarbeitende von den Vorzügen des neuen Systems zu überzeugen, sollte eine Kommunikationskampagne zum Change Prozess motivierend beitragen. Um einen reibungslosen Systemwechsel garantieren zu können, stand gerade die Vermeidung von operativen Risiken für die DZ BANK und WGZ BANK an erster Stelle.

Die von der HQ-Gruppe entwickelte Kommunikationskampagne zur Sicherung des Informationsflusses legte ihren Schwerpunkt auf das Change Management. Zu Beginn des Change Prozesses erfolgte eine Zielgruppenanalyse, durch die dann Kommunikations- und Informationsregeln für jede Zielgruppe erarbeitet wurden. Die zusammengetragenen Ergebnisse mündeten in einer Kampagnenplanung, die detailliert auf den Ablauf im sogenannten Routenplan abgestimmt war.

Um einen ganzheitlichen Informationsfluss zwischen dezentralen und zentralen Einheiten gewährleisten zu können, entwickelte die HQ-Gruppe u.a. ein Migrationssystem, das den Anwendern allgemeine und zielgruppenspezifische Informationen bereitstellt und tägliche Anwenderunterstützung bietet. Auf diese Art konnten Missverständnisse beseitigt und fehlende Informationen geliefert werden.