Es war dringend nötig, ein neues IT-System einzuführen, um den Anforderungen an die Geschwindigkeit, mit der Bürgeranfragen bearbeitet werden, entsprechen zu können. Der Einblick in den Bearbeitungsfortschritt einer Anfrage sollte zu jedem Zeitpunkt möglich sein. Digitale Entscheidungsfindung ist neu für die Stadtverwaltung Venlo. Ausgehend von dem neuen System werden Entscheidungen an die Direktion und das Kollegium unterbreitet.

Anleitungen waren erforderlich, die den Nutzer direkt im Prozess zu jedem gewünschten Moment weiter helfen können. Hierfür hat die Stadtverwaltung Venlo tt guide gewählt. Nach einer kurzen Implementationsphase von tt guide war die Stadtverwaltung Venlo in der Lage, selbst die Anleitungen, sogenannte Guides, zu entwickeln. Die Guides begleiten den Nutzer jetzt schrittweise durch den Prozess im System. Die Anleitungen sind selbsterklärend und leitend. Sie werden kontextsensitiv angeboten, wodurch der Benutzer nicht nach Anleitungen suchen muss. In ein paar Sekunden und mit höchstens zwei Mausklicks ist die richtige Anleitung verfügbar.

Die Stadtverwaltung Venlo ist besonders über den Enthusiasmus erfreut, mit dem die Nutzer auf diese neue Art der Unterstützung während der Arbeit reagiert haben, aber auch über die Schnelligkeit, mit der Anleitungen erstellt werden können. Dies spart enorm viel Entwicklungs- und Schulungszeit. Zeit, die die Nutzer sonst im Unterrichtsraum verbracht hätten. "In der Stadtverwaltung Venlo sind wir damit beschäftigt, die Digitale Entscheidungsfindung einzuführen. tt guide hat sich als sehr gutes Hilfsmittel erwiesen, um Anwender mit dieser komplett neuen Arbeitsweise vertraut zu machen", erläutert Projekt Manager John van den Hout die Vorteile. Darüber hinaus ist auch deutlich spürbar, dass weniger Fragen beim Help Desk ankommen, da die Nutzer durch den Einsatz der Guides mehr Befähigung zur Selbsthilfe erlangt haben.