Um ein Spiel einreichen zu können, muss es folgende Kriterien erfüllen:

• Das einzureichende Spiel muss im Zeitraum zwischen dem 16. Oktober 2008 und dem 15. Oktober 2009 in Deutschland erschienen sein. Relevant ist das Veröffentlichungsdatum ab dem das Spiel im deutschen Handel erschienen ist (auch für den Online-Handel).
  
  Wiederveröffentlichungen, die bereits zu einem früheren Zeitpunkt in Deutschland erschienen sind, werden nicht berücksichtigt und sind unzulässig. Sollten Spiele eingereicht werden, die außerhalb des Veröffentlichungszeitraums erschienen sind, berät ausschließlich der Beirat der Akademie des Deutschen Entwicklerpreises über die Zulässigkeit.
• Das Spiel muss in Deutschland von einem deutschen, österreichischen oder schweizerischen Entwickler entwickelt bzw. produziert worden sein. Ausnahmen sind Produktionen, die maßgeblich unter deutscher Beteiligung im Ausland entstanden sind. Maßgeblich ist hierbei, dass die Konzeption, das Producing und das Game Design aus Deutschland stammen. Über die Ausnahmen und Zulassung betreffender Spiele aus dem Ausland entscheidet in letzter Instanz der Beirat der Akademie des Deutschen Entwicklerpreises.

In diesem Jahr erfährt der Deutsche Entwicklerpreis einige signifikante Änderungen. Diese Änderungen beziehen sich vornehmlich auf das Wahlsystem und die Gremien des Preises. In diesem Jahr werden alle eingereichten Spiele durch die Akademie des Deutschen Entwicklerpreises geprüft und nominiert - sowohl in den Fachpreis- als auch in den Publikumskategorien. Zum ersten Wahlgang ab dem 9. November sind alle Akademie-Mitglieder aufgerufen in den Fachpreise- und Publikumskategorien die preiswürdigsten Spiele zu wählen. Die jeweils fünf besten Spiele pro Kategorie werden automatisch nominiert.

Alle nominierten Spiele erhalten automatisch eine Nominierungsurkunde, sowie ein entsprechendes Grafikset zur Vermarktung. Somit wird der Deutsche Entwicklerpreis in seinem Wahlverfahren noch transparenter. Das Votum von insgesamt fast 300 Akademie-Mitgliedern ist bindend und als Urteil für die hohe Qualität deutscher Spiele zu verstehen. Im zweiten Wahlgang ermitteln die Akademie-Mitglieder und das Publikum dann aus den fünf nominierten Spielen in jeder Kategorie den jeweiligen Gewinner.


Insgesamt werden 2009 neun Publikumspreise, neun Fachpreise sowie vier Spezialpreise des Beirates der Akademie vergeben.

Die Jury des Deutschen Entwicklerpreises wird dieses Jahr durch den Beirat der Akademie des Deutschen Entwicklerpreises ersetzt. Der Beirat der Akademie setzt sich aus erfahrenen Branchenveteranen der Deutschen Entwicklerszene, sowie Vertretern aus Presse und Industrie zusammen. Im Zwei-Jahres-Rhythmus wird das Gremium neu gewählt. Zur Wahl kann sich jedes Akademie-Mitglied stellen. Aufgabe des Beirates ist die Kontrolle der Nominierungsergebnisse und die Verleihung der Spezialpreise des Beirates der Akademie des Deutschen Entwicklerpreises.

Verliehen wird der Preis, wie in den Jahren zuvor, in der Essener Lichtburg. Am 9. Dezember 2009 lädt der Veranstalter Aruba Events GmbH zur glamourösen Preisgala ins Ruhrgebiet ein.