Ist Talentmanagement in erster Linie ein Softwarethema?

Ralf-Peter Wolter: Nein, das wird es auch nie werden. Mitarbeiter sind für Unternehmen die wichtigste Ressource. Deswegen wird die endgültige Auswahl künftiger Mitarbeiter sicher in der Hand erfahrener Personalverantwortlicher bleiben. Eine wichtige Rolle spielen bei der Auswahl nicht nur messbare Größen, sondern eine ganze Reihe von weichen Faktoren, wie beispielsweise Ausstrahlung, Kommunikations- und Teamfähigkeit. Diese Persönlichkeitsmerkmale lassen sich von IT-Systemen schlecht messen.

Allerdings können spezialisierte Softwarelösungen die Personal- und Fachabteilungen beim Auffinden und bei der Vorauswahl potenzieller Kandidaten unterstützen. IT-Lösungen gestalten den Auswahlprozess effektiver. Ein Vorteil ist sicher, dass die Software strukturierte Abläufe vorgibt. Die Personalverantwortlichen beschäftigen sich somit gezwungenermaßen mit den Prozessen.

Diese strukturierte Arbeitsweise ist ein großer Schritt hin zu standardisierten, transparenten Arbeitsabläufen, die dafür sorgen, Durchlaufzeiten (Time-to-Hire) in Bewerbungsverfahren immens zu verkürzen. Ebenso disziplinieren strukturierte Abläufe die Zusammenarbeit einzelner Abteilungen, wie beispielsweise zwischen Fach- und der Personalabteilung. Die meisten Software-Lösungen zeigen zudem Optimierungsmöglichkeiten auf und ermöglichen ein effizientes Controlling von Personalmarketingmaßnahmen, wie beispielsweise die Auswertung von unterschiedlichen Bewerbungskanälen.

Allerdings sollte hier an dieser Stelle auch darauf hingewiesen sein, dass die Kosten für die Einarbeitung und der Aufwand für kontinuierliche administrative Tätigkeiten ein Nachteil sind. Die Datenbestände müssen gepflegt werden, damit man bei jeder offenen Stelle den aktuellen Stand der Profile unternehmensinterner Mitarbeiter abfragen kann.

Von Nachteil kann auch eine zu starke Einengung der Profile sein, denn auf diese Weise können hoffnungsvolle Talente durch das Raster. Allerdings darf der Talentpool auch nicht zu groß werden. Der Sinn eines Talent-Pools ist die mittel- und langfristige Bindung von künftigen Mitarbeitern. Dazu gehört ein aktives Management der Kontakte. Dies bindet Ressourcen.

Welchen Anteil haben Kompetenz- und Talentmanagement-Systeme daran, intern und extern die richtigen Kandidaten zu finden?

Ralf-Peter Wolter: Die Rolle von Kompetenz- und Talentmanagement-Systemen sollte nicht überschätzt werden. Insbesondere bei engen Bewerbermärkten hat das beste System keinen Nutzen, wenn die Kandidaten entweder nicht in der Datenbank vorhanden oder die Datenbestände nicht gepflegt sind.

Obwohl Talentmanagement-Systeme helfen, Personalentwicklungskonzepte effizient umzusetzen, können sie bewährte Methoden der Personalführung, wie zum Beispiel das Mitarbeitergespräch nicht ersetzen.

Führung beinhaltet immer die persönliche Interaktion mit den Mitarbeitern. In Mitarbeitergesprächen ist es wichtig, auf die aktuelle Situation des Mitarbeiters reagieren zu können. Neben der administrativen Führung darf die soziale Komponente in der Führungsarbeit nicht unterschätzt werden. Die persönlichen Belange des Mitarbeiters können über eine Software nicht erfasst werden. Führung bedeutet, die Motivation der Mitarbeiter zu erhalten, verborgene Talente zu wecken und ihn in seinem Aufgabenbereich zu stärken.

Welche Leistungsmerkmale muss die Software mitbringen, um sicher zu stellen, dass sie die richtigen Bewerber für einen Job herausfiltert?

Ralf-Peter Wolter: Unabhängig davon, ob es sich ein Skill-, Kompetenz- oder Talentmanagement-System handelt, die Software-Lösung muss zum Unternehmen und seinen Strukturen passen. Sie sollte die Möglichkeit bieten, die Anzahle der Akteure, die unterschiedlichen Abteilungen sowie bestehende Prozesse möglichst gut abzubilden. Damit sie den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird, sollte die Anwendung leicht und kostengünstig angepasst werden können.

Vor allem muss die Software übersichtlich und durch den Mitarbeiter leicht zu bedienen sein, damit nicht noch zusätzliche Trainingskosten anfallen. In dieser Beziehung sind noch sehr große Unterschiede zu verzeichnen. Zudem sollte die Applikation über umfangreiche Suchmöglichkeiten verfügen und beispielsweise Inhalte von PDF-Dokumenten scannen können. Diese Kriterium wird inzwischen von fast allen Produkten erfüllt.

Fallen aufgrund der vorgegebenen Struktur einer Software nicht zu viele Talente durch das Raster?

Ralf-Peter Wolter: Es kommt in erster Linie darauf an, ob und in welchen Ausprägungen Skills angegeben werden und wie die Suchmethodik erfolgt. Unternehmen sollten deswegen im Vorfeld klären, welche Angaben wirklich wichtig sind.

In jedem Fall ist anzuraten die Skill-Ausprägungen nicht zu eng setzen, dadurch kommen mehr Talente in die engere Auswahl. Eine andere Möglichkeit, das Problem zu umgehen, besteht darin, die Suche zunächst weiträumig vorzunehmen und dann immer engmaschiger zu werden.

Ab welcher Firmengröße eignet sich eine Software für das Talentmanagement?

Ralf-Peter Wolter: Eine Software wie beispielsweise "ETWeb Enterprise" ist eine sehr leistungsfähige Applikation, die mit verschiedenen Modulen alle Nuancen des externen und internen Talentmanagements abbildet. Da diese Systeme entsprechend kostspielig sind, zielen solche kompletten Software-Suiten eher auf größere Mittelständler oder Konzerne ab.

Kleine und mittlere Unternehmen sollten sich entweder für einzelne Module von Softwaresuiten oder für Speziallösungen (z.B. für das Management von Bewerbungen) entscheiden. Nahezu jede Applikation stellt heute Schnittstellen für den unkomplizierten Datenaustausch mit besehenden Lösungen im Unternehmen zur Verfügung.

Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist eine genaue Kosteneinschätzung für die Software-Einführung wichtig. Oft werden die Kosten für eine Anpassung an bestehende Prozesse vernachlässigt. Hier gilt es genau zu prüfen, welche Programmierleistungen im Preis bereits enthalten sind.