Die besondere Herausforderung an diesem Projekt bestand darin, die Learning Solution in ein bestehendes SAP-Portal einzugliedern. Da nicht alle Prozesse eins zu eins übernommen werden konnten, mussten entsprechende Anpassungen vorgenommen und einzelne Prozesse automatisiert und - wenn nötig - erweitert werden. Zudem sollte es den K+S-Mitarbeitern durch eine neue Funktion ermöglicht werden, sich selbst auf Trainings zu buchen.


Umfassende Beratung und Analyse


Die Hauptaufgabe von TTS bestand in der umfassenden Beratung und der Analyse der vorhandenen Prozesse. Welche können in die neue Version übernommen, welche müssen modifiziert werden? Um die Akzeptanz und Nutzung der Selbstbuchungsmöglichkeiten im internen K+S Portal zu fördern, wurden eLearnings erstellt, die in diesem Portal zu Schulungszwecken bereit stehen. Mitarbeiter können so nachvollziehen, wie eine Buchung im Portal funktioniert.


Die Umsetzung des Projektes erfolgte fast idealtypisch für ein SAP-Projekt: Nach der umfassenden SAP-Beratung und der Erstellung einer Anforderungsanalyse wurde ein sogenannter Business Blue Print erstellt. Customizing und Entwicklungen erfolgten parallel, bevor die Prozesse aufgezeichnet wurden. Nach diversen Tests durch die Fachabteilungen erfolgte die praktische Umsetzung am Standort Kassel.

Automatisierung einzelner Prozesse


Die auftragsbasierte Korrespondenz, d.h. Buchungs- und Stornierungsbestätigungen an Teilnehmer und Referenten, sollten automatisch verschickt werden, ausgelöst durch bestimmte Ereignisse wie die Buchung auf ein Training, eine Stornierung oder eine Vormerkung. Zusätzlich zu dem im SAP Standard zur Verfügung stehenden Trainingsbeurteilungsformular wird eine Transferbeurteilung bereitgestellt, welche die Teilnehmer und die jeweiligen Vorgesetzten nach dem Training ausfüllen müssen.


Diese zwei zeitlich voneinander getrennten Trainingsbeurteilungen stellten TTS vor eine besondere Herausforderung, da SAP im Standard nur eine Beurteilung pro Training vorsieht. Die Umsetzung gelang jedoch problemlos und ist seitdem erfolgreich im Einsatz. Außerdem entwickelte das TTS-Team ein Reminder-Programm, das in regelmäßigen Abständen Erinnerungen an die Teilnehmer verschickt.


Insgesamt wurden vier eLearnings aufgezeichnet, um den Mitarbeitern die Nutzung der Buchungsmöglichkeiten näher zu erläutern. Diese eLearnings sind für die Mitarbeiter jederzeit im Portal abrufbar.


"Bei der Einführung der Learning Solution hat mir besonders gut gefallen, dass TTS bei der Projektumsetzung alle unseren K+S spezifischen Anforderungen sehr gut in ein solches Standardtool integrieren konnte", fasst Rainer Kunert, IT Consultant HCM bei der K+S IT-Services GmbH, das Projekt zusammen.


Reibungslose Umsetzung


Im internen Portal von K+S ist das Trainingsangebot inklusive Trainingsbeschreibung, -ziel und -ort nun optimal dargestellt. Die Mitarbeiter können sich selbst zu Trainings anmelden, die Teilnahme stornieren oder vormerken. Als Hilfe stehen im Portal eLearnings bereit, um die Mitarbeiter bei der Buchung zu unterstützen. Die Trainingsziele sind mit dem Beurteilungssystem verknüpft und die Teilnehmer sowie die jeweiligen Vorgesetzten müssen ein Beurteilungsformular ausfüllen, das ebenfalls auf dem Portal abrufbar ist. So wurde Transparenz geschaffen und Weiterbildungsmaßnahmen messbar gemacht.


"Besonders überzeugt hat mich die hohe fachliche Kompetenz der TTS Berater bei der Konzeption und Umsetzung dieses Projekts", so Ingo Werthmann, Leiter Personalentwicklung bei K+S. "Diese hat maßgeblich zur erfolgreichen Umsetzung der Learning Solution beigetragen."