In einem Webinar im vergangenen Monat fragte SumTotal die rund 200 Teilnehmer, wie in ihren Unternehmen die Mitarbeiterentwicklung geplant wird. Beim Großteil der Befragten geschieht die Planung aus den Fachabteilungen heraus (74 Prozent). Bei 59 Prozent der Teilnehmer war vor allem der aktuelle Bedarf ausschlaggebend, oder die Verantwortung lag bei der Personalabteilung (56 Prozent). Nur bei 33 Prozent der Unternehmen wird das Thema strategisch, unter Einbeziehung der Geschäftsleitung und der Unternehmensziele geplant. Bei der Frage, in welchen Bereichen die Unternehmen ihre Angebote für die Weiterbildung ausbauen wollen, standen zusätzliche Lern- und Kursformate bei 84 Prozent ganz oben auf der Liste. Es folgten die Themen: kuratiertes Lernen/Lernpfade (62 Prozent), Content zu mehr Themen (57 Prozent) sowie Content in mehr Sprachen (25 Prozent).

"Lösungen für interne Schulungen und Weiterbildungsprogramme, sogenannte LMS oder LXP, liefern eine gute Basis zur Unterstützung der Mitarbeiterentwicklung und zum Aufbau von Kompetenzen", erklärt Doris Pearce-Niederwieser, Customer Sales Director bei SumTotal Systems. "Bei der Lösungswahl sollte man sich vor allem fragen, was die Hauptzielsetzungen sind: Ist die Hauptmotivation die Vermittlung von Pflichtinhalten aufgrund von Compliance-Vorgaben? Möchte man schneller auf Branchenveränderungen und neue Anforderungen reagieren? Geht es um die Weiterentwicklung bestimmter oder aller Mitarbeitergruppen? Als nächsten Schritt gilt es zu prüfen, welches System für diese Zielsetzungen passende Inhalte und Formate bietet, die es den Mitarbeitern ermöglichen, das Lernen in ihren Arbeitsalltag zu integrieren. Diese Anforderungen sehen beispielsweise in einem Fertigungsunternehmen ganz anders aus als bei einer Bank oder bei der Schulung von Außendienstmitarbeitern im Vertrieb."

Sechs Schritte für ein strategisches Vorgehen bei der Systemauswahl

Schritt 1: Ziele dokumentieren und Stakeholder an Bord holen

Der erste Schritt sollte darin bestehen, die Gründe für die Anschaffung und Bewertung einer neuen LMS-Lösung zu dokumentieren. Probleme bei der Verwendung der aktuell verwendeten Lösungen sollten dokumentiert werden sowie die erwarteten Vorteile, die ein neues LMS oder eine LMXP bieten sollte. Dieser Schritt sollte möglichst nicht von einer Person oder Abteilung im Alleingang durchgeführt werden. Wichtige Stakeholder von Anfang an einzubeziehen, wird den Auswahlprozess beschleunigen und erhöht außerdem die Wahrscheinlichkeit, eine Finanzierung zu sichern.

Schritt 2: Anforderungen priorisieren

Sobald sich die Stakeholder auf die Prioritäten in Bezug auf das neue System geeinigt haben, besteht der nächste Schritt darin, die Systemanforderungen zu sammeln und zu priorisieren. Die meisten Organisationen haben folgende Mindestanforderungen:

• Compliance – das System muss rechtliche Vorgaben sowie Branchenregularien erfüllen, bzw. entsprechend zertifiziert sein.
• Benutzerfreundlichkeit – eine einfache und intuitive Anwendung ist im stressigen Arbeitsalltag immer entscheidender für die Annahme und Nutzung eines Systems.
• Integration mit vorhandenen Systemen – Um den maximalen Nutzwert zu erzielen, sollte sich die Lösung mit vorhandenen Systemen, z.B. für Talent Management oder Performance Management, integrieren lassen.
• Content Curation – Kuratierte Inhalte auf Basis des Nutzerprofils und aktuellen Wissensstandes helfen den Anwendern schneller passende Schulungen und andere Angebote zu finden und beschleunigen den Auf- oder Ausbau von Fähigkeiten und Qualifikationen.
• Analysefunktionen – Analyse- und Berichtsfunktionen helfen dabei, mehr Transparenz über vorhandene Qualifikationen in der Belegschaft sowie die Effizienz der Schulungen zu erhalten.
• Skalierbarkeit – Die Option, die Systemnutzung bei akutem Bedarf oder mittelfristig für weitere Anwender, Kursformate, Sprachen etc. zu erweitern, ist bei vielen Unternehmen ebenfalls eine Kernanforderung.

Schritt 3: Vorsondierung der LMS- LMXP-Anbieter

Es gibt Hunderte von Anbietern auf dem Markt. Anhand der bisherigen Liste an Anforderungen sollte es jedoch leichtfallen, eine Vorsondierung vorzunehmen und Anbieter auszuschließen.

Schritt 4: Liste detaillierter Anforderungen für die Ausschreibung (RFP)

Arbeiten Sie eine detaillierte Liste aller Anforderungen und Auswahlkriterien aus, die Sie zur Bewertung und zum Vergleich der Anbieter verwenden möchten. Die Anforderungen lassen sich beispielsweise organisieren, indem Sie ihnen nach Funktions- oder Prozessbereich eine Wichtigkeitsstufe zuzuweisen – von "muss"/"kritisch" über "wichtig, aber derzeit nicht wesentlich" bis "Nice-to-Have" oder "Optional".
Wer plant, ein neues LMS in Phasen bereitzustellen, sollte auch angeben, in welcher Phase die einzelnen Anforderungen wahrscheinlich benötigt werden. Man kann auch - mit den Stakeholdern - vier bis sechs allgemeine Anwendungsszenarien definieren. Jedes Szenario sollte eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Beschreibung enthalten, wie ein bestimmter Nutzer, bzw. eine Nutzergruppe (verschiedene Anwender und Administratoren) bestimmte Lernprozesse planen und ausführen sollte, einschließlich der Zielsetzungen und Bewertungen.

Schritt 5: Evaluierung der Anbieter (Shortlist)

Hierfür sollte eine Bewertungs-Scorecard vorbereitet sein, die verwendet wird, um die Antworten der Anbieter auf die Ausschreibung (RFP) zu vergleichen. Zu den Bewertungskriterien zählen üblicherweise neben Produktfunktionen, Produkt-Roadmaps; Anwendungsszenarien und Kundenreferenzen auch das Feedback zur Lösung von Kunden des Anbieters sowie von Partner und Analysten. Weitere Kriterien sind etwa die Reaktionszeit und Qualität der Antworten auf Ihre Anfragen, die allgemeinen Erfahrungen bei der Interaktion mit dem Anbieter sowie die Preisgestaltung.

Schritt 6: Entscheidung für einen Anbieter

In den letzten Phasen der Anbieterauswahl sollte die Durchführung von Referenzprüfungen in Betracht gezogen werden. Dabei sollte man über die reine Produktfunktionalität hinausgehen und sich mit der Fähigkeit des Anbieters bei der Zusammenarbeit befassen. Dazu empfehlen sich Fragestellungen an die Referenzkunden, wie: Was sind die wichtigsten Lernvorteile, die mit der Lösung erzielt wurden? Was sind die allgemeinen Geschäftsvorteile, die mit dem System realisierbar sind? Hat der Anbieter das System wie versprochen, pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert? Welche Erfahrungen liegen mit dem Serviceteam des Anbieters vor? Was würde man im Nachhinein beim Projekt anders machen?

Außerdem sollte die Zukunftsfähigkeit des Systems sichergestellt sein – also, dass der LMXP oder LMS-Anbieter fähig ist, neue Funktionen bereitzustellen, und dass er ständig über seine Roadmap-Pläne und andere Innovationen informiert. 

Diese Schritte sollten zu allen benötigten Informationen führen, um sich für einen Anbieter zu entscheiden.