Migrationen erfordern für den Gesamtprojekterfolg eine sorgfältige Vorbereitung, passgenaue Planung und zielgruppenspezifisches Training. Der Zeitpunkt für die Schulung und der Zeitpunkt für den für den Benutzer sichtbaren Umstieg sollten eng aufeinander folgen liegen bzw. gleichzeitig sein. Die ist vor allem bei größeren Zielgruppen und einer schrittweise Umstellung eine logistische Herausforderung.


"Wir legen bei HP sehr viel Wert auf eine genau Analyse der Zielgruppen und eine durchdachte Planung des Projekts" berichtet Anke Hirning, Business Development Manager bei HP Education Services. Dazu gehört auch die Beantwortung der folgenden Fragen

• Wer benötigt genau wann welches Know-How?
• Was ist der genaue Fahrplan für die Umstellung?
• Was genau ändert sich für die Benutzer?
• Welches Wissen bringen die Benutzer mit?
• Wie stehen sie zu der Veränderung?

Kommunikation

Neben dem eigentlichen Training ist die begleitende Kommunikation gerade bei großen Desktop- oder Applikationsrollouts häufig ein Schlüsselfaktor für den gesamten Projekterfolg. Die Benutzer sollten frühzeitig über die Gründe und die Planung informiert sein und auch wissen, was zu welchem Zeitpunkt konkret auf sie zukommt. So banal es klingen mag, wird es doch häufig in vielen Projekten sträflich vernachlässigt.

Training

Hand in Hand mit der Kommunikation geht das Trainingskonzept. Gerade bei größeren Veränderungen wie dem Umstieg zu Microsoft Vista/Office 2007 machen sich frühzeitige Demoveranstaltungen und Präsentationen bezahlt. Die Benutzer erhalten einen Überblick über die neue Umgebung und können sich mit ihr vertraut machen.

Das eigentliche Training kann in verschiedenen Formaten erfolgen, die sich in Methode und Umfang an den Bedürfnissen der Zielgruppe orientieren. Während für Anwender, die beispielsweise als Key User vertieftes Wissen benötigen, intensives Training in Form von Präsenzveranstaltungen mit Übungen angeraten sein kann, ist für die meisten "normalen" Benutzer ein anderes Design empfehlenswert.

Performance Support Systeme

Denkt man einmal darüber nach, wie Microsoft Office genutzt wird, stellt man in der Regel fest, dass die Art der Verwendung, die persönlichen Vorlieben und Bedürfnisse und auch die Vorkenntnisse höchst unterschiedlich sind. Die Zahl der Neueinsteiger nimmt durch die immer größere Verbreitung von Microsoft-Produkten immer mehr ab, so dass ein großer Teil der Benutzer als Umsteiger betrachtet werden kann. Für sie macht arbeitsprozessnahes Lernen in der Regel mehr Sinn als Lernen auf Vorrat in einem formellen Seminar.


Deshalb bietet sich eine Trainingsform an, die in den täglichen Arbeitsablauf integriert ist (kontextbasiertes Lernen). Das Ziel ist, die richtigen Informationen genau dann zu finden, wenn sie benötigt werden. Performance Support Systeme ermöglichen den Zugang zu den Lerneinheiten, die man im Arbeitsablauf benötigt - und das zum richtigen Zeitpunkt. Die Lerninhalte sind in kleinen Einheiten strukturiert, die jeweils wenige Minuten umfassen.


Der Benutzer erhält Anleitung zur Bewältigung bestimmter täglicher Aufgabenstellungen, wobei das System erlaubt, auch firmenspezifische Prozesse, Vorlagen oder Richtlinien einzubeziehen. So wird Überfrachtung mit unnötigen Informationen vermieden und die Effektivität des Lernens erhöht.

"Der Einsatz von Performance Support Systemen erlaubt uns, genau den Bedürfnissen der Lerner gerecht zu werden und dabei trotzdem sicherzustellen, dass alle relevanten Lerninhalte vermittelt werden können." erläutert Anke Hirning.

Performance Support Systeme können den Kern einer Bildungsmaßnahme bilden und mit einer Vielzahl anderer Trainingsformen kombiniert werden. Sie werden idealerweise in einem Blended Learning Konzept eingesetzt und beispielsweise mit Präsenztraining, Präsentationen oder Floorwalking ergänzt. Präsentationen oder Demonstrationen der neuen Umgebung geben einen ersten Überblick und zeigen die wichtigsten Veränderungen.


Damit wissen die Benutzer, was auf sie zukommt und sind sich der Veränderungen bewusst. Beim Floorwalking betreut am Tag der Umstellung ein Experte eine Organisation oder eine Arbeitsgruppe an ihren Arbeitsplätzen. Tauchen bei der Benutzung des neuen Systems Probleme auf, ist er sofort zur Stelle und kann weiterhelfen. Zudem haben sich vor allem Einführungstrainings im Virtuellen Klassenraum als optimale Ergänzung zu einem Performance Support System herausgestellt, da so auch räumlich entfernte Benutzer optimal erreicht werden können.