Für Personalentwickler und Weiterbilder stellt sich heute weniger die Frage "Soll ich outsourcen?" als vielmehr "Wie soll ich outsourcen?"


Spricht man mit den Personalleitern und fragt man sie, ob sie Trainings auslagern, dann bekommt man meist zur Antwort: "Trainings outsourcen? Natürlich tun wir das - viele unserer Seminare sind ausgelagert. Wir kaufen Produkte und Dienstleistungen, wenn es keinen Sinn macht, sie im eigenen Haus zu entwickeln, oder wenn unsere internen Trainer mit anderen Projekten ausgelastet sind." Wenn Personalentwickler und Weiterbilder von Outsourcing sprechen, dann geben sie meist Beispiele von eingekauften Dienstleistungen.


Betrachtet man heute die Aus- & Weiterbildungslandschaft führender Unternehmen in Deutschland, dann wird man feststellen, dass viele noch nach dem alten Modell arbeiten: Die Personalentwicklung managt den gesamten Einkauf - und beschafft jede Leistung einzeln. Trainer-Leistungen einzukaufen und abzuwickeln kann in einem Konzern schnell auf mehrere Vollzeit-Jobs hinauslaufen.

Das soll nicht heißen, dass die Personalentwickler einen schlechten Job machen. In der Tat, viele interne Trainingsorganisationen leisten hervorragende Arbeit, um die Anforderungen ihrer Fachbereiche zu erfüllen - Sie sind nur nicht so effizient, effektiv und erfahren wie Unternehmen, deren Kerngeschäft die Konzeption und Durchführung von Trainings ist.


In vier Schritten zur richtigen Sourcing-Strategie


Angesichts des steigenden Kostendrucks, der auch vor der Personalentwicklung nicht Halt macht, gehört die praktische Umsetzung einer konsequenten Sourcing-Strategie in der Aus- & Weiterbildung heute zu den wichtigsten Aufgaben in der Personalentwicklung. Die Varianten reichen vom umfassenden Outsourcing über Outtasking bis hin zum Shared Service Center. Dabei stellt sich zunächst die Frage, welche Leistungen die Personalentwicklung aus strategischen Erwägungen selbst erbringen möchte, denn die Kostensenkungsziele sind nicht automatisch nur mit Outsourcing zu erreichen. Mit Prozessverbesserungen und dem Aufbau eines Shared Services Centers kann dies auch über Insourcing erfolgen.

Im wesentlichen sind vier Schritte notwendig, um zur richtigen Sourcing-Strategie zu kommen:

• Beurteilung der eigenen Leistungsfähigkeit
• Bewertung der externen Trainingsanbieter
• Auswahl eines passenden Sourcing-Modells
• Definition der Partnerschaftsbeziehung

Beurteilung der eigenen Leistungsfähigkeit


Von der internen Leistungsfähigkeit hängt ab, ob die Personalentwicklung des Unternehmens überhaupt reif für ein Outsourcing ist. Neben den Prozessen der internen Leistungserbringung spielt auch die Nachfrage nach Weiterbildungsleistungen aus den Fachbereichen eine wichtige Rolle. Nur wenn beide Aspekte transparent und nachvollziehbar sind, ist es grundsätzlich möglich, einen Anbieter für Managed Training Services gezielt zu steuern.


Nicht zu unterschätzen ist auch die Diskussion, was überhaupt ausgelagert werden soll. Da bietet sich zum einen die Möglichkeit, im Zuge eines Outsourcings ganze Trainings-Curricula auszulagern. Wer dagegen den Weg des Outtaskings beschreitet, wird sich Gedanken darüber machen müssen, welche Funktionen in seinen Weiterbildungsprozessen er auslagern möchte.

Zwar sind sich die meisten Personalentwickler und Weiterbildner darin einig, dass die Kernkompetenzen im Unternehmen verbleiben müssen. Worin diese jedoch bestehen, darüber herrscht kein einheitliches Verständnis. Es ist daher für die Personalentwicklung wichtig, die Unterteilung in Kern- und Nicht-Kernkompetenzen selbst vorzunehmen.


Bewertung der externen Trainingsanbieter


In der zweiten Phase der Sourcing-Strategie sollte das auslagerungswillige Unternehmen den Markt sondieren und prüfen, ob es Trainingsanbieter und Managed Training Services für die zu beschaffenden Trainingsleistungen gibt. Entscheidend ist dabei, dass der Trainingsanbieter auf die Curricula bzw. Funktionen spezialisiert ist, die das Unternehmen auslagern will. So eignet sich ein Trainingsanbieter mit klarem Fokus auf Führungskräfte-Trainings in der Regel nur sehr bedingt für das Auslagern von EDV-Schulungen und umgekehrt. Ins Blickfeld rücken dabei Systemlieferanten, die nicht nur Einzeltrainings anbieten, sondern komplette PE-Konzepte.


Schließlich ist bei der Bewertung der potenziellen Trainingsanbieter der geografische Aspekt zu berücksichtigen. Übernimmt der Trainingsanbieter beispielsweise die komplette Aus- & Weiterbildung für Projektmanagement in einem multinationalen Konzern, sollte er auch über entsprechende Erfahrungen in den einzelnen Ländern verfügen. Vor allem die Verfügbarkeit von Trainern vor Ort, die in der Muttersprache die Trainings liefern können, kann wesentlich zum Erfolg von Trainingsprogrammen beitragen.


Auswahl eines passenden Sourcing-Modells


Hat sich das auslagerungswillige Unternehmen davon überzeugt, dass die potenziellen Trainingsanbieter die geforderten Leistungen erbringen können, kann das passende Sourcing-Modell ausgewählt werden. Die Varianten reichen vom Full-Service-Outsourcing über das selektive Outsourcing bis hin zum Joint Venture.

Angesichts der begrifflichen Vielfalt ist es wichtig, dass sich die Personalentwickler und Weiterbilder auf einheitliche Formulierungen einigen, vor allem wenn für die einzelnen Leistungspakete unterschiedliche Sourcing-Modelle in Frage kommen.


Nun kann die Personalentwicklung daran gehen, die verschiedenen Sourcing-Modelle zu bewerten. Die Geschäftsziele des Unternehmens sollte man dabei nicht aus den Augen lassen, denn ein Unternehmen, das beispielsweise international wachsen will, hat ganz andere Anforderungen an die Personalentwicklung als ein Unternehmen, das beispielsweise in neue Geschäftsfelder investiert oder das Kompetenzprofil der Mitarbeiter ändern will.


Definition der Partnerschaftsbeziehung


In der vierten und letzten Phase der Sourcing-Strategie geht es um die Steuerung der Outsourcing-Partnerschaft. Im wesentlichen geht es dabei um die Definition der Arbeitsteilung zwischen der Personalentwicklung und dem Trainingsanbieter, und wie diese gelebt und gemanagt werden soll. Die Arbeitsteilung hängt davon ab, welches Sourcing-Modell verfolgt wird und wie viel Kontrolle die Personalentwicklung künftig über den Trainingsanbieter haben will.

Die Auseinandersetzung mit diesen Fragen unerlässlich ist für ein erfolgreiches Geschäftsmodell - in der Praxis wird dies jedoch häufig vernachlässigt. Häufig herrschen in Bezug auf die Aufgabenabgrenzung zwischen Personalentwicklung und Trainingsanbieter keine genauen Vorstellungen. Die Abgrenzung ist jedoch zwingend notwendig, um in der Folge die Reibungsverluste an den Schnittstellen zwischen Personalentwicklung und Trainingsanbieter zu minimieren. Auch die Zusammenarbeit der Fachbereiche mit dem externen Provider muss klar definiert sein.


Sourcing-Strategien: Ein Aufwand, der sich lohnt


Die gründliche Definition einer Sourcing-Strategie ist in den Personalentwicklungen deutscher Unternehmen in den letzten Jahren stark vernachlässigt worden. Dies geht einher mit einem nicht zu unterschätzenden Aufwand, der sich angesichts der Erfolgsaussichten aber rechtfertigt.


Um diesen Aufwand zu minimieren, bietet HP als Systemlieferant für Aus- & Weiterbildungsleistungen einen zweitägigen "Managed Training Workshop" an, in dem mögliche Sourcing-Strategien erarbeitet werden. Dieser Workshop richtet sich an Unternehmen, die Outsourcing im Bereich Training & Weiterbildung in Erwägung ziehen bzw. bereits konkret planen oder die Möglichkeiten und Potenziale von Managed Training Services kennenlernen wollen.