Im Gegensatz dazu werden Termine, Räume und die Buchungen der Dozierenden und Lernenden selten nur im LMS verwaltet. Diese Daten sowie die ganzen Abrechnungen, Anbindungen an Buchungs- und Abrechnungssysteme liegen meist in eigenständigen Applikationen, in funktional umfangreichen Seminarverwaltungssystemen. Diesen Systemen fehlen jedoch häufig kollaborative Funktionen oder die Unterstützung von eTesting und SCORM.

Um diese beiden Probleme zu lösen, hat die Firma frentix aus Zürich ein Absenzenmanagement in das Open Source LMS OpenOLAT integriert. Das Absenzenmanagement ist dabei an verschiedenen Stellen im OpenOLAT eingebunden. Administratoren konfigurieren die globalen Regeln wie die Berechnung der Anwesenheitsrate, die Mindest-Anwesenheitszeit, die Synchronisierung zwischen Lektionen und dem Dozierenden- bzw. Studierendenkalender sowie Erinnerungs-, Sperr- und Rekursfristen. Aber auch die folgenden Szenarien können definiert werden. Dürfen entschuldigte Absenzen als anwesend zählen? Oder sind Absenzen standardmässig auf entschuldigt zu setzen? Gibt es überhaupt eine Rekursmöglichkeit für die Lernenden?

Die Kursersteller übernehmen im Kurs die Entscheidung, ob im Kurs das Absenzenmanagement aktiviert ist, definieren die "Feinjustierung" und können damit die Standardeinstellungen überschreiben. Kursbesitzer können ausserdem die Lektionen im Kurs eintragen. Dieser Schritt muss nicht vorgenommen werden, sollten die Lektionen automatisiert eingetragen werden.

Die Dozierenden wiederum können die Abwesenheiten der Teilnehmer pro Lektion eintragen. Pro Absenz und Teilnehmer können Kommentare erfasst, Absenzen als entschuldigt markiert und Begründungen für die Abwesenheit gegeben werden. Eine Übersicht und Möglichkeiten für einen Download stehen im Kurs und im kursübergreifenden Coaching-Tool zur Verfügung. Die Absenzenerfassung steht für den Dozierenden mit Beginn der Lektion bereit und kann auch mobil erfasst werden. Beim Login erkennt OpenOLAT sofort, ob ein Dozierender Absenzen erfassen muss. Abschliessend kann der Dozierende die Erfassung beenden und gegebenenfalls eine von ihm definierte frühere Beendigung der Lektion begründen. Natürlich kann ein Dozent die Erfassung im Unterricht auch wie bisher auf Papier durchführen (OpenOLAT stellt entsprechende Listen bereit) und erst später in OpenOLAT eintragen. Findet die Erfassung nicht in definierter Zeit statt, wird er per email erinnert.  

Die Studierenden können in ihrem persönlichen Cockpit ihre Absenzen kontrollieren und die Absenzen in Prozent anzeigen lassen. In einer definierten Rekursfrist kann ein Teilnehmer Beschwerde gegen eine Absenzeintragung einlegen.

Die im Absenzenmangement des Kurses eingetragenen Lektionen können zusätzlich automatisiert in den Kurskalender eingetragen werden. Damit können die Teilnehmer den Kurs oder mehrere Kurse aggregiert als ical-Feed in ihre Devices einbinden.

Damit Lektionen aus einer Verwaltungssoftware direkt an OpenOLAT übertragen werden können hat frentix eine Syncher-Software programmiert, die über WebServices entsprechende Kursdaten abholt und bei der automatisierten Kurserstellung die Dozierenden, Lernenden und Lektionen gleich in den Kurs einträgt. Somit bleiben die administrativen Abläufe in der Seminarverwaltung und in OpenOLAT können sich Dozierende auf Lernen und Kontrolle konzentrieren. Das Ziel, in einem einzigen Online-System verschiedenste Funktionen bereit zu stellen, konnte damit erreicht werden.

OpenOLAT als LMS

OpenOLAT ist ein Open Source System, das seit 18 Jahren in der Schweiz entwickelt wird. Das LMS verfügt über einen Editorensystem mit über 30 verschiedenen Kursbausteinen, die beliebig angeordnet werden können. Das neu entwickelte eTesting mit 13 Fragetypen und Prüfungsmodus lässt problemlos "scharfe" Prüfungen zu, das ePortfolio bietet alle Funktionen für selbstgesteuertes Lernen. OpenOLAT ist im Einsatz an Schulen, vielen Universitäten aber auch gleichermassen in Firmen. Die hohe Performance lässt auch den Einsatz bei vielen Tausend gleichzeitigen Usern zu.