Das Wort "Onboarding" stammt aus dem Englischen und heißt übersetzt: "Einführung eines neuen Mitarbeitenden in seinen/ihren Arbeits- bzw. Einsatzbereich". Daher wird unter dem Begriff "Onboarding" grundsätzlich die Einstellung und zielgerichtete Integration neuer Mitarbeiter:innen in einem Unternehmen verstanden. Dieser Personalmanagementprozess beschreibt somit das Bündel an Maßnahmen, die von Unternehmen ergriffen werden, damit sich neue Mitarbeiter:innen "an Bord" eines Unternehmens zurechtfinden und wohl fühlen.

Der Onboarding-Prozess startet grundsätzlich mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit der Probezeit. Je nach Unternehmen und Komplexität der Aufgabengebiete kann der Onboarding-Prozess auch länger dauern und bereits vor dem ersten Arbeitstag starten.

Ziele des Onboarding-Prozesses

Die Grundziele von gutem Onboarding sind:

• einheitliche und korrekte Informationsweitergabe von unternehmerischen Daten
• neue Mitarbeiter:innen schnell und sicher an die neuen Aufgaben heranführen
• Unternehmenskultur, -werte, -visionen und interne Prozesse näherbringen
• Kontakte zu Kolleg:innen aufbauen

Das Ziel der Integration in ein neues Unternehmen ist wichtig, um neue Mitarbeiter:innen nicht nur auf den neuen Job und die damit verbundenen Aufgaben vorzubereiten, sondern auch den gesamten Arbeitskontext zu übermitteln und die sozialen Aspekte zu berücksichtigen.

Ein gutes Onboarding steigert die Produktivität und Motivation von neuen Mitarbeiter:innen und zudem auch die Loyalität gegenüber dem neuen Unternehmen. Dies wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus und verringert zudem die Anzahl von Kündigungen während der Probezeit.

Gutes Onboarding richtig leiten

Einer der wohl wichtigsten Tipps und Tricks eines guten Onboarding-Prozesses ist die Erstellung eines Onboarding-Konzepts. Egal ob dieses analog oder digital geplant wird und ob das Onboarding dann synchron oder asynchron stattfindet – ein gutes Konzept sollte festhalten, welche Onboarding-Phasen für neue Mitarbeiter:innen geplant sind, welche Aufgaben anstehen sowie einen Leitfaden für die neuen Kolleg:innen beinhalten, an dem sich das neue Teammitglied in den ersten Tagen orientieren kann.

Ein gutes Onboarding zeigt auch die Klärung von Zuständigkeiten und Vorlaufszeiten. Dies ist vor allem für die interne Planung wichtig, da der Arbeitsplatz, die Arbeitsgeräte, Büromaterialien und gegebenenfalls Zugangsberechtigungen zeitlich bereitgestellt werden müssen. Hierfür benötigen die IT sowie andere Unternehmensbereiche eine gewisse Vorlaufzeit, um alle Dinge am ersten Arbeitstag fristgerecht zur Verfügung zu stellen.

Auch personell müssen Zuständigkeiten und Vorlaufszeiten geklärt werden, falls Aufgaben innerhalb des Onboarding-Konzepts von Kolleg:innen aus anderen Abteilungen oder der Chefetage erklärt werden müssen – beispielsweise werden personalrechtliche Fragen, Zeitstempelungen, Urlaubsvereinbarungen etc. durch die HR-Abteilungen in der ersten Arbeitswoche erklärt.

Dadurch ist sowohl für den/die Einschuler:in und dem/der neue:n Mitarbeiter:in eine Checkliste von Vorteil. Darin können administrative Schritte, die der/die neue Mitarbeiter:in durchführen muss, erste Aufgaben in der neuen Position, Einführungskurse (bsp. IT-Sicherheitskurse) sowie die Begrüßung durch die Chefetage festgehalten werden.

Digitales Onboarding

Wie in anderen Unternehmensbereichen lässt sich auch der Onboarding-Prozess digital gestalten. Dies kann unter anderem durch eLearnings erfolgen, in denen wichtige und wiederkehrende Prozesse nähergebracht werden, aber auch mit Hilfe eines digitalen Onboarding-Programms, die das Konzept sowie die Checklisten – wie oben erklärt – abbilden.

Standardisierte eLearning Kurse bilden einen guten Grundstein für alle Mitarbeiter:innen – nicht nur für die Neuen – um Wissen nachhaltig und erfolgreich zu vermitteln. Viele Unternehmen setzen daher nicht nur bei Pflichtunterweisungen und der gezielten Mitarbeiter:innenschulung auf eLearning Kurse, sondern auch beim Onboarding-Prozess.

Digitale Onboarding-Programme helfen sowohl dabei den Workflow des Onboarding-Prozesses zu erleichtern, aber auch den neuen Mitarbeiter:innen sich rasch zu orientieren und integrieren. Eine App bietet zudem den Vorteil, dass alle wichtigen Unternehmensinformationen immer griffbereit sind und der Prozess durch Gamification beschleunigt wird.

Onboarding bei M.I.T

Als eLearning-Full-Service-Anbieter liegt der M.I.T e-solustions die Digitalisierung "im Blut". So ist es auch nicht verwunderlich, dass sie sich für eine digitale Lösung des Onboarding-Prozesses entschieden hat. Für allgemeine Wissensvermittlungen greift sie auf standardisierten Lerninhalte zurück. Themen wie IT- und Arbeitssicherheit sowie Datenschutz werden mit Hilfe eines eLearnings nähergebracht.

Unternehmensinformationen, -werte, -vision und -mission werden auf der Basis der App "onboard"  vermittelt. Dank des inkludierten Glossars und der FAQ Rubrik können sich neue Mitarbeiter:innen schnell in die unternehmensinternen und fachspezifischen Begrifflichkeiten und Informationen einlesen. Zudem bietet "onboard" ein Mitarbeiter:innenverzeichnis in dem alle Kolleg:innen aufgelistet sind. So haben die neuen Teammitglieder alle Informationen zur Kollegschaft immer griffbereit und können direkt Kontakt aufnehmen. Die App "onboard" bietet zusätzlich ein Quiz zur spielerischen Selbstüberprüfung. So kann das Wissen gefestigt, verankert und reflektiert werden.

Die Kombination aus eLearnings und digitalen Wegbegleiter:innen bietet den neuen Teammitgliedern ein Fundament, das durch den hohen Grad der Standardisierung sowohl Ressourcen-, Zeit- aber auch kostensparend ist.